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人材要件定義の手法

MVVに基づいた人材要件定義をすべきであるとお伝えしましたが、実際にはどのような手法・ステップを用いて定義を進めれば良いのでしょうか。様々な手法がありますが、ここでは代表的な4つの手法をご紹介いたします。

  1. 採用担当インタビュー
  2. 現場社員インタビュー
  3. ハイパフォーマー分析
  4. 経営者インタビュー  

 

採用担当インタビュー

現在の採用基準で現場でも活躍する人材が採用できているが、実は基準が整理・言語化されておらず感覚に頼った採用になってしまっている場合には、まずは人事採用ご担当者様で会議(または外部コンサルタントを使ったインタビュー)を行うのが良いでしょう。

人の特徴を表す標語を記したたくさんカードなどをツールに用い、現在の採用で重視している要件は何であるのか、それはなぜなのかをMVV、そして現場の業務に基づいてディスカッションを深めます。

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現場社員インタビュー

事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。社員にインタビューをかけながら現在現場で活躍している人材の共通点、特徴を抽出するのですが、ハイパフォーマー分析とは違い「文脈」を同時に得ることができることがメリットです。なぜその共通点、特徴を持った人が成果を上げられるのか、その背景を正しく掴むことにより、本当に重視すべき要件が見えてくることがあります。

また、MVVと現状の一致についても社員の意識を確認することができます。

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ハイパフォーマー分析(アセスメントの活用)

現在会社で成果を上げている社員がどのような特性を持っているのかを化学的に分析する手法です。こちらも現場社員インタビューと同じく、事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。一定数の社員に対し適性検査などのアセスメントを用い「ハイパフォーマンス社員」と「一般社員」の統計的な差を分析することにより自社における成果を出すための重要なファクターを視覚化します。また、新卒社員の応募時のデータが蓄積されているようであれば、数年前の応募時のデータを分析に用いることもできるでしょう。

ただし、この分析だけでは「単語」しか得ることができません。ある営業会社では営業のハイパフォーマー社員はそうでない社員と比べ、物事がうまくいかない責任を他人に押し付ける「他罰性」が強い傾向にあるという結果が得られました。これをこのまま採用要件にして良いのでしょうか。その後のディスカッションから、この会社では現場で自分の成績を伸ばすことに熱心で、他者に気を配れない自己中心的な社員が営業成果を出しており、現場は殺伐とした雰囲気が蔓延していることが分かりました。これでは成果が上がっても良い会社になって行きません。つまり、MVVを達成できる人材とは明らかに異なる現状だったのです。この会社はこの分析をきっかけに社内活性化プロジェクトを稼働させたそうです。

このように、アセスメントから科学的に成功要因を求める場合は、出てきた結果に対する「文脈」を得るためのディスカッションが必須となります。

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経営者インタビュー

今後大きく事業を変えていくような過渡期にある会社にとっては、現状を分析しても今後同様の人材が求められるとか限りませんので、経営者の声を反映させていく事の方が有効でしょう。MVVと、今後の事業展開、そこで発生する業務とその推進に必要と思われる力を経営者とじっくり議論することで、今後新たに会社が獲得すべき人材像が見えてきます。この場合、必要な力を人材ポートフォリオ(※)にまとめ、現在会社にいる社員と、これから獲得すべき社員を可視化していくと良いでしょう。

※「人材ポートフォリオ」とは、事業活動に必要な人材タイプを明確化した上で、組織内の多様な人的資源を分類し、どの人材タイプがそれぞれ何人いるか、あるいは必要となるかを分析したもの。企業戦略や目標を実現するために最適な人材タイプの組み合わせを設計するのが目的で、採用や育成を含めた中・長期の戦略的HRMの立案・実行に欠かせないツールとして注目されています。(日本の人事部 用語辞典から引用)

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個人面接

「面接」と聞くと、まず連想するのが一般的にこの個人面接ではないでしょうか。個人面接の特徴を改めてまとめてみましょう。

メリット
じっくり掘り下げて質問することで、一人一人の応募者について細かい要素の見極めが可能
応募者に「じっくり見てもらえた」という納得感を持たれやすい

デメリット
選考に時間がかかる。また多くの面接官(人的コスト)が必要

 

また、下記に前述の「的確な面接手法を選ぶために、チェックすべき要素」に沿って、個人面接の特徴を考えていきましょう。

1.採用人数(何人採るか)

個人面接は、「多数の応募者を短時間で選考する」ことには向いていないため、採用人数が多い場合、いきなり個人面接から選考が始まることは稀です。例えば新卒採用で年間100名を超えるような大規模採用を行う企業では、選考フローの初期段階では書類選考や集団面接で応募者の数を減らしてから個人面接を実施します。

一方、採用人数の少ない会社では、応募者の数も相対的に少ないため、1次選考から個人面接を行い、じっくりと見極め、かつ志望度向上を図るのが上策と言えます。

 

2.求める人物像(どんな人を採るか)

個人面接では、後述の「コンピテンシー面接」のように、応募者の過去の行動事実を深く掘り下げていくことで、自社の業務でパフォーマンスを上げることができる素質があるかないかを見極めることができます。
一方で、ありきたりな質問や、一問一答型の面接では、応募者は覚えてきた内容をそのまま発表する、という結果に陥りやすいという一面もあります。応募者を正確に見極めるためには、面接官の質問力がカギとなります。
逆に言えば、面接経験の少ない、質問力に乏しい社員を面接官にしてしまうと、「話がうまい」「志望動機が高い」「自社のことをよく調べている」「身だしなみ・マナーが良い」という表面的な理由で合否を出してしまう恐れがあります。

個人面接の鉄則は、「入社前後で改善できるような表面上な要素では見極めない」「過去の行動事実から本人の特性を見極め、自社の業務を行うための素養を持っているかという点で見極める」ことと言えるでしょう。
表面的な要素で評価してしまうと、本来自社に向いている人を誤って落としてしまったり、本来は自社で活躍する要素の乏しい人を合格にした結果、入社後の早期退職等トラブルにつながったりしてしまう恐れがあります。

 

3.採用の決裁フロー(だれが見るか)

一般的に面接官の数は1~2名。1次面接は現場社員、2次面接は管理職、最終面接は役員、といった具合に、選考が進むごとに、異なる階層の社員が面接官を務めるケースがポピュラーです。

最終面接などは役員が勢ぞろいし、面接官が5名を超えることもあります。某有名企業では、最終面接官が15人だったという話も聞きます。個人面接の場合、面接官が多すぎると裁判のような雰囲気になってしまい、応募者に圧迫感を与え、良さが発揮できない、志望度が下がるなどの弊害が起こります。

「誰が採用の決裁フローにかかわるか」と「応募者にしっかり実力を発揮してもらい、じっくり話せるために、1回あたりの面接官は何人が適切か」を考えて面接官人数決定および人選を行うことが重要です。

 

4.自社をとりまく採用環境(見極め重視で行くか、志望度アップ重視でいくか)

応募者に知名度の高い、いわゆる「人気企業」では、応募者の志望度が比較的高いため、個人面接を3~5回行うケースも珍しくありません。内容も「見極め」が中心の目的になりやすい傾向があります。

また、いわゆる不人気業界に属する企業では、応募者の負担感を軽減するために面接回数を比較的少なく設定するケースがあります。また、不人気企業の場合は、「見極めてやる」というよりは、応募者の志望度向上に主眼を置いて、応募者に「自分の話をじっくりと聞いてもらえた」という好感を持ってもらうような面接内容を心がける必要があります。不人気企業にとっては、面接は見極めではなく口説きの場と言えます。

個人面接では面接官の態度が、応募者の志望度に与える影響は大きいといえます。「人気企業では面接官が尊大な態度だったので志望度が下がった」「人気企業ではないが、一番自分を買ってくれる会社だと感じたので入社を決めた」という応募者の声は少なくありません。個人面接は、企業ブランドの差を、面接官の質で埋め、応募者の志望度逆転させることのできる場とらえるべきでしょう。

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面接官の技量が採用の成功に繋がっている

面接官の印象で会社の印象が決まる!

応募者と一番多く接点が取れる採用場面は、何度も会うという意味で「面接」でしょう。ですから、採用が成功できたかどうかの一番のポイントは、面接にあると言っても過言ではありません。逆説的に考えると、採用活動における一番の落とし穴が「面接」とも言えます。応募者にとって、「面接官の印象」が「会社の印象」そのものであるため、会社のファンを増やすも増やさないも面接官次第と認識すべきなのです。

 

志望度は「人」によって高まる

業種・規模に関わらず、応募者の入社決定理由の上位には、「面接官(お会いした社員)に魅力を感じた」という内容が大変多く挙がっています。応募者は面接という機会を通じて、その企業で働く人を見ています。応募者にとっての、入社後の「目指したい姿」「一緒に働きたい社員」が面接官です。つまり、魅力的な面接が出来るか否かで、志望度の高低が決まるのです。

欲しい人材を見極めるだけでなく、来てもらえるようにする。

今まで受けてきた面接の中で、印象の悪かった面接をヒアリングしてみると、それは、「選ぶ(選ばれる)ためだけの面接」であり、面接官が一方的に進める面接が数多く挙げられています。面接は、評価(ジャッジ)としての機能だけではなく、他の機能があることを忘れてはいけません。面接官は、自分の求められる役割を十分理解した上で、面接を成功に導くことが求められています。

特に応募者は、企業と生で接した場合、必ず会社の雰囲気を感じ取っています。よく険しい顔の面接官が、学生の言葉にうなずきもせずに書類に目を落としたまま面接していることがありますが、そのような面接では「何だか厳しそうな会社だな」「会社の雰囲気も暗いのではないか」という印象を持たれるでしょう。反対に、笑顔で明るい雰囲気の面接を行う会社であれば「会社の雰囲気も良さそうだな」という印象になります。応募者が素の自分を出せるよう、より良い環境を整えることによって、応募者との心の繋がりができます。

こういった考え方は、採用担当者だけではなく、面接に携わる関係者すべての人が意識すべき事項です。成功する企業の多くは、採用活動が始まる初期段階で関係者を集めたキックオフの会議を開くなど、頻繁に意識のすり合わせを行っています。


面接官が応募者の志望度を決める!

ここでは、応募者の志望度をあげるために、面接官に求められる能力について、具体的にご紹介してまいります。

面接官には、大きく3つの力が求められます。これらの力を理解した上で面接に臨まなければ、印象の悪い面接、ひいてはほしい人材を取り逃がすことにつながります。これからレクチャーする基本行動を実践し、効果的に発揮するためにも、知識を身につけ、能力(技)を磨いていきましょう。

1.伝える力

2.ヒアリングする力

3.ジャッジする力

1.伝える力(応募者に「会社の魅力」を伝える)

応募者の視点で、何を伝えるべきか考える

採用活動においては、応募者を選ぶ前に、まず「応募者に選ばれる」必要があります。来てほしいと思う応募者に対して、企業の魅力を的確に伝えていくことが欠かせません。その際に最も大切なのは「応募者にとって」魅力と感じるような視点で、内容を伝えること。応募者が何を基準にして会社を選ぼうとしているのかをしっかりと理解した上で、相手の志向に合うような話をしていくことが重要です。

企業の魅力を伝える4つの切り口

仕事内容を重視している応募者には、仕事の醍醐味を、社風を重視している応募者には社内の雰囲気など…相手の志向に合わせて魅力を話すためには、自社の魅力を数多く洗い出しておき、自社の引き出しをたくさん持っておかなければなりません。それでは、自社の持てる魅力をどのように洗い出せばいいのでしょうか。一般的に、以下の4つの切り口で分類すると分かりやすいです。

  1. 組織の持つ魅力
  2. 仕事自体の魅力
  3. 風土としての魅力
  4. 待遇・条件の魅力
     

ぜひ、この4つの切り口で、自社の魅力を整理していただければと思います。

 

2.ヒアリングする力(相手の特性を引き出す力)

応募者の本音を引き出す

ヒアリング力のポイントは、応募者の「本音」をいかに引き出すか。面接対策本や、面接内容に関する情報がWeb上に氾濫するため、応募者は面接に関しての事前準備を重ねていると考えられます。面接官は着飾った内容を聞くだけに終わらず、応募者の本音を引き出す技術が必要です。

では、どのようにして応募者の本音を引き出せば良いのでしょうか。面接開始時、まず大切なこととして、面接官の第一印象があります。「表情・身だしなみ・態度・姿勢・言葉遣い」などは重要な要素です。「面接官の第一印象=企業の印象」となることを忘れてはいけません。ここで、好印象を持たれるかどうかで、相手の心の開き具合も変わってきます。

本音を引き出すためには、話しやすい場作りも不可欠です。面接に集中できる「面接場所」の選定にはじまり、面接官と応募者の「距離」などの物理的環境の準備も忘れてはなりません。また、和やかな雰囲気作りのための「アイスブレイク」「自己紹介」等、緊張をほぐすような環境作りを心掛けましょう。例えば「今日は当社と皆さんが長く付き合える相手なのかお互いに確認し合いましょう」「花粉症の時期ですから、気にせず鼻をかんで結構です」など一声かけることをお勧めします。(アイスブレイクが長すぎても良くないため注意しましょう)

傾聴の姿勢を大切に

面接官は、目の前にいる応募者に対して、興味・関心を持ち、傾聴することが求められます。相手の話を聞きながら次の質問を考えたり、事前準備を怠ったために資料を読み返したり、時には、直前の仕事を思い返しながら面接をするなどの行為があってはなりません。傾聴の姿勢を続けることで、「自分の話に興味を持ってくれている」という気持ちが伝わり、応募者の本音を引き出すことができます。

また「うなずき、あいづち、目線合わせ」は、相手の話を受け止めるサインの中で最も簡単な行為と言えます。腕組みをしながら、目線も合わせず、無表情で応募者の話を聞けば、大切な応募者を失うだけでなく、会社の信頼も損なうと言っても過言ではありません。他には、同意・共感を示すことも重要です。「確かにその通りですね!」「私も同感です!」「それは大変でしたね!」など、しっかりと共感を示すことや、聞き上手になることで、本音を出しやすくなります。

反復・言い換える技術も身に着けておきましょう。必ずしも賛同できない回答があった場合、否定せず「~ということですね」や「それはつまり~ということですね」など、相手の言葉を受け止めて、発言内容に対して反応を返すことが大切です。

 

3.ジャッジする力(評価する力)

評価するにあたっての注意事項も幾つかご紹介します。まず一つは「評価に正解はない」という事を認識しておくべきです。「何年やっていてもジャッジに自信がない」そんな声を面接現場において耳にすることがあります。実際、面接のプロである採用コンサルタントも、「面接において人を見抜くことは難しい」と話しています。評価における基本をしっかり習得した上で、客観的事実を積み上げ、最終的には面接官の「主観」で判断する。この工程は変わりません。では、どのようにジャッジ力を付けていけばよいのでしょうか。

第一印象はネガティブチェック

面接での判断として、応募者の第一印象は重要な要素です。しかし、あくまで第一印象はネガティブチェック(マイナス要素)であることを忘れてはいけません。第一印象が良いというだけで「合格」にしてしまうことは、多くある過ちの一つです。第一印象は応募者の意識次第で簡単に改善できますので、注意が必要です。

経験を5W1Hに分解して確認する

応募者の能力や本質を見抜テクニックは大きく分けると2つあります。まず一つが、5W1Hを意識して質問すること。過去の仕事や経験を、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように…というように分解していきます。特に意識してほしいのは、「きっかけ」や「学んだこと」です。プロセスに着目している面接官は少なくないと思いますが、それでも「行動→結果」だけで終わっている人がほとんどです。「どんな行動をして、どんな実績(結果)を残せたか」だけでは応募者の能力を判断するには不十分です。特に「きっかけ」は、応募者の自主性を知るための欠かせないキーワードですので、忘れずに確認してほしいと思います。

面接の評価で最も多いパターンは「印象評価」と「雑談評価」の選考ですが、この方法ではどうしても感覚的な物差しに頼らざるを得ず、入社後の戦力性という部分でブレが大きくなります。特に「仲間に入りたいかどうか」だけで合否を決めてしまうと「人間としては良いが、仕事はまるでできない」という人を採用してしまうケースが増えてきます。また「やる気が高そうだから頑張ってくれるだろう」「スポーツをやっていたから協調性がありそうだ」「おしゃべりな人は営業向き」などの感覚による評価が、まったく見込み違いだったということもよくありますが、入社後戦力になるか否か(新卒採用の場合は、ポテンシャル採用なので数年後の戦力化)は、こういった要素では図りにくいのです。

ポイントを絞って掘り下げる

見るべきポイントによってどのようなことを掘り下げて聞いていくかは違ってきます。仮に「リーダーシップ」について確認するのであれば、「自分の考えをどのようなメンバーにどう伝え、どう実行させたのか。そして、どのような結果が出たのか。」ということになるでしょうし「チームワーク」であれば、「どのような仲間と、どのような状況で何を達成し、意見の違いなどをどう乗り越えたのか」という部分が聞くべきポイントになるでしょう。

最初、慣れないうちは「掘り下げる」と言っても、具体的にどのような質問をしていけば良いのか分からないかもしれません。基本的には、応募者が答えたことに対して素直に「なぜそう思ったのか」「どのように対処したのか」などの質問をしていくということです。そのためには、応募者からできるだけ多くの発言を引き出すことが重要です。

ビジネス交渉の場で経験豊富な面接官は、ついこの質問にはこう答えるのがベストだと予想し、そこに誘導するような質問を続けてしまうことがあります。結局、応募者は「はい」「いいえ」でしか答えられなくなります。これでは応募者の本質を見極めることはできません。面接官はカウンセラーのように聞いてあげてください。

掘り下げ質問のメリットは、応募者が「本気で取り組んだかどうか」「本当に取り組んだのか」ということがある程度分かるということです。応募者は時として「面接用に用意したネタ、答え」を言うこともあります。実際にはそれほど本気で取り組んでいない物や実際にはやっていないことは何度か質問して掘り下げられると、事実が出てこなくなるもの。さらに「どういう場面で、どういう行動をとったか」という視点で質問をするこの手法は、考え方を聞く質問よりも応募者の本質が分かる場合は多いのです。考え方を聞くと、理想的な答えを言いがちだからです。ただ、一点注意していただきたいことは、掘り下げ質問をする際に「それでどうしたのですか?」「それで?」とたたみかけるような聞き方をしないことです。それでは「尋問」になってしまい、面接の雰囲気が悪くなってしまいます。あくまで、穏やかに質問することを心がけてください。

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