集中

タブレット型面接支援システム【GA】について

導入のメリット

≪手間・コストの削減≫

面接資料の準備や、面接後の評価の集計といった作業にかかる手間を大幅に削減することができます。

 

≪評価制度の向上≫

「プロブスト法」という手法を用いた面接評価表の使用により、面接官ごとの評価のブレを軽減します。

 

≪セキュリティの強化≫

面接に関わる資料をすべてデータで管理することにより、従来紙資料で起こっていた紛失のリスクがなくなります。

 

Good Assessorを導入することにより面接が効率化、セキュアになります。

採用活動の中心はいうまでもなく面接です。今ではインターネットの普及によって、求人をかけると人事が処理しきれないほどの応募者が集まることも多く見られます。しかし、数多の応募者を選考できる人数に減らすことが人事担当者の活動ではなく、入社ご自社を大きく発展させてくれる人材を見極めることが本来、人事担当者が集中すべき業務です。そしてそのような人材を選ぶには、面接という手法がもっとも適切です。

ところが、面接を実施するには多くの付随業務が発生し、非常に手間がかかるのも事実です。たとえば、応募者と面接官の日程をすり合わせて調整したり、応募者に関する書類(履歴書や職務経歴書、各種証明書類など)を面接官の人数分準備をしたり、そして面接官の評価をすりあわせて応募者の合否を決め、応募者に次の選考の連絡をしたり。昨今では個人情報保護の重要性も高まっており、応募者の書類の管理業務も複雑かつ慎重な取り扱いが必要になってきました。採用活動は多くの個人情報を扱うがゆえに、個人情報の漏洩、紛失は企業のコンプライアンスを揺るがし、事業活動にも影響を与えるようになっています。

そのような人事採用担当者様の業務を効率化し、個人情報についてもセキュアな管理を実現するために開発したものが、面接支援システム「GoodAssessor」です。

Good Assessorの全体像

Good Assessorはこれまで紙で管理していた面接時の応募書類をすべてデータ化し、セキュアなサーバー上で管理するシステムです。

■面接官:独自のID/PASSを付与され、タブレット端末(PCでも可)より担当する学生の情報の閲覧と評価表の記入が可能です。

■人事採用ご担当者様:管理画面では、応募者の書類を管理し、面接官が入力した評価結果を閲覧・集計することが可能です。各種採用データベースとの連携よくデータのアップロード、ダウンロードが可能です。

 

FAQ

タブレット端末導入に対する不安について

Q1:タブレット端末のレンタルはできますか
Q2:タブレット端末だとテキスト入力が手間になり記入量が減るのではないでしょうか
Q3:タブレットやPCを使って面接を行うと学生に与える印象が悪くなるのではないでしょうか
Q4:年輩の面接官はタブレット端末に抵抗があるように思います

省力化について

Q5:応募者一人ひとりにスキャンしたPDFデータを紐づけるのは大変な作業のように感じます
Q6:確かに手間が削減できるように感じますが、より省力化することはできますか

その他

Q7:一体型のマイページはありますか
Q8:新卒採用と中途採用両方に用いたいのですが、料金は変わりますか
Q9:効率化・セキュリティ強化以外のメリットはありますか


 タブレット端末導入に対する不安について

Q1:タブレット端末のレンタルはできますか
A1:はい、タブレット端末のレンタルをご希望される場合には、弊社よりレンタル業者をご紹介いたします。メーカー、機種の限定なく、iPad、Googleタブレット、Windows Surface、wifiなどご希望の端末を必要数ご用意できるパートナーをご紹介いたします。

Q2:タブレット端末だとテキスト入力が手間になり記入量が減るのではないでしょうか
A2:確かに画面上のキーボードで長文を入力するのは慣れが必要かも知れません。そのようなご不安がある場合には、ノートPCやWindows Surfaceのご利用をお勧めしております。Windows Surfaceはタブレット端末でありながら、キーボードがついていますので非常に操作性に優れています。 

Q3:タブレットやPCを使って面接を行うと学生に与える印象が悪くなるのではないでしょうか
A3:よく聞かれる質問ですが、そのようなことはありません。面接開始のタイミングで必ず「環境保護の観点からペーパーレス化に取り組んでいるので端末を使わせていただきます。入力の際には目線が下がってしまうこともあるかも知れませんがご了承ください」ときちんと応募者の方へアナウンスいただければ、印象は悪くなるどころか、むしろペーパーレス化に取り組む一歩進んだ企業という印象を与えることができます。

Q4:年輩の面接官はタブレット端末に抵抗があるように思います
A4:Good Assessorを導入頂いた企業様の実績で、50代の部長クラス(iPadを初めて操作する方)でも全く問題なくご利用いただくことができました。面接官画面は非常にシンプルに作ってありますので、きちんとご説明をさせていただければ、操作に戸惑うことはありません。

 

省力化について

Q5:応募者一人ひとりにスキャンしたPDFデータを紐づけるのは大変な作業のように感じます
A5:応募者の資料はZIPファイルにて一括アップロードが可能です。PDFファイルの名前をルール化することでシステムが自動的にファイルを認識し、正しく応募者と書類の紐づけを行いますので、書類のアップロードに手間はかかりません。

Q6:確かに手間が削減できるように感じますが、より省力化することはできますか
A6:はい。応募書類の管理、スキャン、アップロード、面接の設定、採用管理データベースへの結果のアップロード等の作業はすべて弊社にてアウトソーシング可能です。人事採用ご担当者様は応募者との接触などコアな業務に集中し、ノンコア業務はすべて弊社にお任せいただくことで、応募者への手厚いフォローがより一層実現いたします。業務の切り出し、お見積りは専門のコンサルタントがお手伝いいたしますので、詳しくお知りになりたい場合にはお問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

その他

Q7:一体型のマイページはありますか
A7:Good Assessorとの一体型のマイページはありません。現在お使いのどの採用管理データベースともスムーズに連携できるよう、アップロード/ダウンロードの操作性を高く設計しております。Good Assessorの導入により、ナビのデータベースや現在お使いのマイページを切り替えていただく必要はございません。また、将来的にはGood Assessorと連動するマイページのご提供も予定しております。

Q8:新卒採用と中途採用両方に用いたいのですが、料金は変わりますか
A8:変わりません。ご利用料金は1年ごととなっており、新卒採用、中途採用両方にご利用いただくことが可能です。評価表は「新卒採用・営業事務系・一次面接」や、「中途採用・品質管理部門・2次面接」などそれぞれの選考ステップごとに作成可能です。

Q9:効率化・セキュリティ強化以外のメリットはありますか
A9:ペーパーレス化による資源の削減があげられるかと思います。本システムをご利用いただいた企業様では、採用場面における大量な紙の消費を削減したことで、社内表彰されたケースもございます。


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面接の基本3形式

ここでは、下記3種類の面接形式にについて、それぞれのメリットをまとめております。選考に応じて使い分けることが重要になります。

個人面接…1人の応募者を1人または複数の面接官が面接

メリット
じっくり掘り下げて質問することで、一人一人の応募者について細かい要素の見極めが可能。
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を持たれやすい。

デメリット
選考に時間がかかる。また多くの面接官(人的コスト)が必要。

グループ面接(集団面接)…複数(一般的には3~4人)の応募者を1人または複数の面接官が面接

メリット
一度に複数の応募者を選考でき、選考にかかる時間と人的コストを効率化できる。
また応募者をその場で相互に比較しながら面接できる。ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている。

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になり、一人ひとりの応募者について細かい要素の見極めが難しい。
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくく、志望度アップには向かない

 

グループディスカッション/グループワーク…特定のテーマについて応募者が議論している様子を評価

メリット
一度に複数の応募者を効率的に、また比較しながら選考できる点はグループ面接(集団面接)(集団面接)と共通。
ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている。

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になりがち、一人ひとりの応募者について細かい見極めが困難、
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくいという点はグループ面接(集団面接)と共通。

グループ面接(集団面接)との最大の相違は、応募者同士のコミュニケーションが見られること。さらに議論のテーマを実際の業務に関連のあるテーマにすることで、応募者の企業理解を深めることも可能。テーマの設定を失敗すると、応募者の志望度を下げることがある。またきちんと評価基準を決めておかないと、単純に発言量が多い応募者に評価が集中しがち。

 

以降では、それぞれの面接手法について詳細に考えていきましょう。

コンピテンシー面接での質問例

コンピテンシー面接では、応募者が過去に成果を出した取り組みについて取り上げ、どのような行動を取ったかを確かめていきます。これは、従来の志望動機や会社に入ったらどういうことがしたいかを聞いていく面接とは異なります。従来の面接では未来について考えていることを話してもらいますが、コンピテンシー面接では過去について深堀していくので、質問の方法や形式も従来の面接と違ってきます。

≪コンピテンシー面接の流れ≫

1.テーマ設定

まずは、応募者から具体的な行動事実を引き出せそうなテーマを設定するための質問をします。ここでは、成果を確認できるようテーマの大枠を決めるだけで、深堀は始めません。

もし、応募者から具体的な成果が見えない答えが返ってきたら、成果は何かを質問してみましょう。それでも成果のない抽象的な返答が来たら、別のテーマを設定するように質問を変えてみるのもよいでしょう。

【質問例】
「あなたが過去力を入れた取り組みの中で一番大きな成果を出したものはなんですか」

【応募者回答例】
「大学のバスケ部でキャプテンとしてチームを引っ張り、全国大会でベスト8になりました」

2.深掘

テーマが決まったら、応募者にそのテーマについての行動を時系列順で思い出していってもらいます。ここで大事なことは、応募者が事実を具体的にイメージして思い出せるように5W1Hの質問をしていくことです。

【質問例】
「全国大会で勝つために、あなたがキャプテンになって最初にしたことはなんですか」

【応募者回答例】
 「監督と全国大会までのスケジュールとチームの方針を相談しました」

 

成果を出すための行動を確認するよう深堀をしていき、面接が終わったら評価をするようにします。面接中に評価をしてしまうと、事実の確認に集中できず情報が不足してしまうかもしれないからです。

「グループワーク選考」とは?

グループワーク選考とは、複数人の応募者にグループを組ませ、あるひとつの課題を与えて時間内に解決させるという形式の選考です。課題に取り組むプロセスを面接官が見て、合否を判断します。協調性を計るという意味ではグループディスカッションと似ていますが、グループワークは討論形式ではなく、「新規企画立案」「資料分析、戦略立案を行う」といったように実際の業務・仕事内容に近い集団作業となります。

グループワーク選考の目的 

グループディスカッションよりも自由な状況で行われるグループワークでは、選考の目的は、グループの中で各応募者がそれぞれどのような役回りを行うのかを見ることにあります。

段取りを考え指示を出すリーダーになる人、気遣いをして意見や作業のサポートをする人、タイムキーパーをする人、批評家、指示を待つだけの人など、個人面接では見られない集団の中での立ち回り方をはっきりと見ることができます。他にはコミュニケーション能力、集中力、計画性、論理性、協調性、判断力なども、グループワークの過程と成果から大まかに見えてきます。

選考の目的に照らしてテーマの設定が妥当かどうかを充分に検討する必要があるでしょう。

 

グループワーク選考のメリット 

  • テーマを実務に近づけることで、企業/業務理解促進、応募者のセルフスクリーニング促進ができる
  • 一度に多くの応募者を評価でき、効率が良い
  • 集団の中での応募者の顔を見ることができる
  • コミュニケーション能力、協調性などの個人面接では見られない特徴を見ることができる

 

グループワーク選考のデメリット 

  • 時間的な制約があるので第一印象に左右されやすい
  • 面接に慣れていない面接官が多いので判断の精度が低い
  • 応募者は他の応募者の発言や対応に影響される

評価表を作成する

評価の視点を統一化させるツールが評価表

面接官が複数いる場合、選考基準が共有化されていないことや、一見、共有化されているように見えても、実際の評価は面接官によって独自判断されているケースがよくあります。特に経営者と採用担当者とでは、学生を見る視点や求める人物像は当然違いますので、事前のすり合わせは丁寧に行います。そのためのツールとして「評価表」を作成します。評価表があると、見たい要素は何なのかも決まり、周囲との共有も図りやすくなります。

例えば、コミュニケーション能力、人当り、過去の履歴などを見たい場合、普通に「過去に取り組んだこと」「将来何をやっていきたいか」「志望動機を教えてほしい」などをストレートに聞けばよいのですが、バイタリティ、問題解決能力、リーダーシップ、計画性などを見たい場合、単に「あなたは行動的ですか」「リーダーシップを発揮した経験を教えてください」などの質問では、応募者の正確な情報を得ることはできません。

バイタリティ、問題解決能力、リーダーシップ、計画性などの要素は、行動と意思のレベルを見分ける面接を行う必要があります。どのような場面でどのような行動がとれる人なのかを過去顕在化した行動に絞って掘り下げて聞くことで、将来的に戦力になりえる行動特性がある人なのかどうかを見ていきます。応募者によって質問することが変わってしまい、見るべきポイントがずれることのないよう、ぜひ「評価表」を準備しましょう。

 

評価表を作成する上での注意点

評価表を作成する際に、まず大事なのは「選考基準を何にするのか」を明確にすることです。これは、自社の仕事を遂行していく上で「持っていなければならない要素」とリンクしていなければなりません。現在、在籍している社員や過去採用した社員を分析してみて、優秀な社員とそうでない社員の差を行動特性や価値観といった視点からあぶりだしてみれば、必要な要素が特定しやすいと思います。

次に「面接で確認したい要素」を見極めるために、最初にどのような質問をするべきか設定します。これは、ある程度の採用経験がないと難しいため、幾つかの模範となる質問例を参考にしながら実施することをお勧めします。ポイントは「○○に自信はありますか」といった聞き方ではなく、過去に顕在化した行動(事実)を聞いていくことです。

注意しなければならないのは、最初から本題の「面接で確認したい要素」について質問をしても、応募者は答えにくいということ。面接にも流れはありますので、最初に事実が出てこない場合、面接官もそれ以降の質問がしにくくなります。最初はできるだけ「一番力を入れて打ち込んだこと」など応募者が答えやすい質問をし、双方のコミュニケーションを温めていくことが必要でしょう。

また、面接の質問はあくまで、事実を深堀する前のきっかけに過ぎませんので、一問一答で応募者にぶつけていくのではなく「その時、どう対応したのか」「どのようにそれを行ったか」「なぜ、そう思うのか」など事実を丁寧に確認していくことが重要です。また実際に面接の場では、「評価表」とは別に書き取り専門のメモ用紙などを用意すると良いです。面接中は会話に集中するため、メモ用紙に単語で書き取る程度にし、面接終了後の評価時間に「評価シート」に書き込むようにします。


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