成功

面接実施【手法編】

最適な面接手法を選択する

面接には、主に下記のような複数の手法が存在します。それぞれに長所、短所があり、会社の状況や求める人物像、そして採用市場の動向に応じて、選考ステップごとに面接の目的をはっきりと決定し、人事採用ご担当者様、面接官など採用活動にかかわる全員が共有してこそ面接は有意義なものになります。

  • 個人面接…1人の応募者を1人または複数の面接官が面接
  • グループ面接(集団面接)…複数(一般的には3~4人)の応募者を1人または複数の面接官が面接
  • グループディスカッション/グループワーク…特定のテーマについて応募者が議論している様子を評価
     

手段と目的が逆転していないか?

「あなたの会社では、何のために1次面接をしていますか?」「2次面接の目的は?」という問いに、はっきりと迷いなく答えるのは、実は難しいのではないでしょうか。

面接手法には、前述のように複数種類が存在します。面接の手法自体ではなく、面接を行う目的の設定こそ採用成功のキモになることを再度強調しておきたいと思います。

「ウチの会社の採用では、かならず4回面接をすることになっている」「当社の採用は1次では集団面接、2次から個人面接をやってきた」「最終面接は必ず社長と役員」という類の話をよく耳にします。あなたの会社の面接手法・面接フローは過去の慣習に縛られていませんでしょうか。一度、それぞれのステップの目的を見直し、面接手法を見直してみることも時には必要なのです。

また、人事採用ご担当者様からよく聞くお悩みに多いのが、「面接手法・フローを時代に合わせて見直したいが、役員面接・社長面接は『聖域』になっており絶対に変えられない」「部長面接を無くすとか、部長面接と役員面接、2回行っていた面接を1回に統合したいが、部長の反対に合ってしまうのでできない」ということです。会社全体が「ウチの面接手法はこういうものだ」という固定観念にとらわれ、面接手法・フローがガラパゴス化している会社は少なくありません。あなたの会社の面接手法・フローはガラパゴス化していないでしょうか?

少し矛盾するようですが、そもそも人事採用ご担当者様の仕事とは、何回も繰り返し面接しなくても、自社に必要な人材が採用できる仕組みを作ることではないでしょうか。極論すれば、面接など行わなくても、採用したい人物が応募してきて、採用できればいいのです。そう考えてみると、現在のあなたの会社の面接手法・フローは少し「ぜい肉」でだぶついていませんか?そぎ落とせる部分はないでしょうか。

一般的に面接とは「大量の応募者を、だれが面接官をやっても、同じ基準で」選考するためのものです。「採用する人数や採用にかかわる社員の体制によっては、面接などしなくていい局面さえある」ということを頭に入れておくだけでも面接手法・フローを決定する際に、多くのぜい肉をそぎ落とすことができるでしょう。

では、的確な面接手法・フローを選ぶためには、どのような要素を考慮に入れるべきか?を下記で考えてきましょう。

 

的確な面接手法を選ぶために、チェックすべき要素

一般的に、以下の4つの要素を総合的に考慮して、最適な選考手法・フローを決定していくことになります。各要素のとなりにカッコ書きした質問を自問することで、最適な選考手法・フローを組む一助になるでしょう。

  1. 採用人数(何人採るか)
  2. 求める人物像(どんな人を採るか)
  3. 採用の決裁フロー(だれが見るか)
  4. 自社をとりまく採用環境(見極め重視で行くか、志望度アップ重視でいくか)
     

では、それぞれの要素について、考えていきましょう。

1.採用人数(何人採るか)

一般的に採用人数が多いほど、多くの応募者を集める必要があります。当然、選考に参加する人数も増加します。それに伴い、複数人数の応募者を同時に選考する必要が出てきます。一方、採用人数が少ない場合は、応募者は比較的少なくなりますので、一人ひとりの応募者をじっくりと見極めつつ、志望度を上げていくことが望ましいといえます。

「景気の良かった時に大量人数採用をしていたが、近年は採用人数が半分以下に減った」という企業では、選考手法が大量採用時代のままになっており、採用がうまくいかない一因となっているケースが散見されます。

2.求める人物像(どんな人を採るか)

求める人物像によって「面接で何を見るべきか」が変わり、同時に最適な面接手法が変わってきます。たとえば、飛び込み営業のような第一印象や、初対面との人とのコミュニケーション能力がとにかく大事であるという仕事であれば、グループディスカッションを取り入れるべきかもしれません。また、一つのことを深く考えるという要素が求められる仕事であれば、集団面接よりも、個人面接でじっくり質問をしていくということが望ましいといえます。このように「見極めたい要素」に応じて的確な選考手法を選択することが必要です。

余談ですが、求める人物像を聞くと「集団の中での協調性が高い」と返ってくるのに、選考では個人面接だけ、というような笑い話もあります。個人面接で「あなたは協調性が高いですか?」という質問をしても、あまり意味をなしません。実際に集団の中でどのような姿勢でグループディスカッションに取り組むか、を見る方が、はるかに精度が高いといえます。
 

3.採用の決裁フロー(だれが見るか)

つまり「誰がOKと言ったら採用になるのか」ということです。採用の決裁フローにかかわる社員が多くなればなるほど、多くの回選考を行うことになってしまいがちです。採用の決裁フローにたくさんの社員が関わっている背景には、日本企業特有の「みんなで決める」ことで責任の所在をあいまいにしようとする風土があると考えられます。また日本では整理解雇のハードルが高く、一度採用した社員はそう簡単にやめさせられないということも影響しているでしょう。

官僚化した組織では、「誰がこんなやつを採ったんだ!」と採用後言われないように、「現場社員」「課長」「部長」「役員」と採用決裁フローにかかわる社員が多くなる傾向があります。すると、選考基準がぶれたり、選考回数が過剰になり、必要以上に多くの応募者を集めなければいけなくなったり、必要以上に選考期間が延びたり、応募者の負担が増えるため選考途中で辞退されるという弊害が生まれます。

一方で、採用の意思決定に多くの社員が関わること自体は悪いことばかりではありません。「自分が採用した社員なので入社後も育てよう」という育成についての当事者意識向上や、「会社の代表として採用活動にかかわっている」というモチベーションアップも期待できます。「みんなで決める」ことは応募者を入社後に守るという側面もあります。

つまり、多くの社員に採用活動にかかわってもらいながら、選考基準をぶらさず、最適な募集人数と選考回数に抑え、応募者を待たせないという絶妙なバランスをとるのが、人事採用ご担当者様の腕の見せどころではないでしょうか。

4.自社をとりまく採用環境(見極め重視で行くか、志望度アップ重視でいくか)

これは、ストレートに表現すると「あなたの会社に最初から入りたいともおっている人が多いのか、社名も知らないという人がほとんどなのか」ということです。応募者にとって知名度が高い企業は、応募者が多くなる傾向にあります。
応募者集めに困ることはない反面、「記念受検」の応募者や、消費者視点だけで会社を見ており、事業や仕事をよく理解していない「勘違い」した応募者が増えます。その場合、選考フローの初期段階で多くの応募者をネガティブチェックする必要が出てくるため集団面接を行う、などの工夫が必要になります。

また、ほとんど応募者に存在を知られない企業は、特に初期段階で志望動機を深く聞くなどのハードルの高い選考を課すことや、集団面接のような応募者に「あまり丁寧に見てくれない会社だな」と思われる、志望度を下げてしまう可能性のある選考手法は避けるべきでしょう。「最初からウチのことを志望している応募者などいない」というほどの気持ちで、志望度を上げられるような選考手法を選択することが望ましいといえます。グループディスカッション/グループワークで、業務の疑似体験や実際社内の会議で検討している議題など、応募者の理解を促進し興味を引くような選考を行うのもよい方法です。

また、自社だけでなく、世の中全体として「売り手市場(応募者を集めにくい)」なのか、「買い手市場(応募者を集めやすい)」なのか、業界全体として「人気業界」なのか「不人気業界」なのか、といった動向変化に敏感にアンテナを張り、環境に合わせて選考手法・フローを変えていくことが肝要です。


最後に、よく面接手法・フローを考える際に、陥りやすい落とし穴として「応募者都合よりも社内の都合を優先して考えてしまう」ことです。あくまで採用活動の目的は、会社に必要な人材を、必要な人数採用する、ということです。この最終目的を常に意識しておくということも必要になるでしょう。

 


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面接評価【振り返り編】

面接の結果を分析・評価し、次年度の採用に活かす

多くの企業で、採用活動が終わったタイミングで振り返りを行っています。中でも、応募者数や選考に進んだ人数、内定者数や入社数など、定量的な部分は年度ごとに振り返りと、次年度の活動への改善に活かされています。しかし、面接の細部まで振り返っている企業は、実は多くありません。合否を出した結果の人数を振り返るのであれば、合否を出した基準や評価項目についても分析をしてしかるべきです。採用活動の成功のために、面接業務の中で成功した点とその理由はなにか、また失敗した点とその理由を明確にしておき、次回以降の活動に活かしましょう。

面接官の人選は適切だったか?

まず、面接業務を担う面接官の人選が適切だったかどうかを振り返る必要があります。面接官の人選が採用選考に与える影響は次のようなものがあります。

  1. 応募者の志望度への影響
  2. 応募者の評価と合否
  3. 面接に呼ぶことができる応募者数
     

 

1.応募者の志望度への影響

採用活動の成功のためには、応募者の志望度を上げることも必要になります。そして多くの場合、応募者がもっとも多くの時間を接する社員は面接官です。応募者は評価されると同時に、応募先の企業が自分にあっているか、また活躍できそうな場所かを無意識にチェックしています。面接官はそのことを十分に自覚し、応募者との応答をする必要があります。

また、面接官に依頼をする側の人事としても、応募者の心理的状況とうまくマッチした面接官を配置することが求められます。一般的に、選考初期段階では若手社員が面接官を担当し、その後中堅、最終段階では役員クラスが面接を担当することが多いようです。しかし、それはなぜかということを人事担当者が理解し、戦略性をもって配置していることはまれです。自社の採用があくまで習慣にのっとった戦術をとっていないか、改めて振り返ってみてください。とはいえ、若手―中堅―役員という並び順には多くの企業が採用する理由があります。応募者の目線から見れば、入社直後の仕事内容や心理的変化などを若手面接官から吸収することで志望度を上げ、中堅社員を見て自己のキャリアアップをイメージし、役員層を見て企業の成長戦略を知る、という企業理解の道筋はとてもわかりやすいでしょう。

まずは採用活動の中でどのような戦略にそって面接官を配置したかを見直し、そこから分析手法を考えることがよいでしょう。分析の仕方の代表例としては、アンケート形式(内定者、承諾者などへ各面接後の志望度の変化やその理由をアンケートにとる。また、不合格者、辞退者などについても同様のアンケートをとり、両者の違いをまとめる)がよいのでははいでしょうか。

 

2.応募者の評価と合否

面接官ごとの評価についても分析が必要です。面接官として正しく評価ができていたのかどうかを判断し、正しく評価ができていない面接官には研修を受講してもらったり、改善の見込みがない場合や代替の方がいる場合は面接官業務を依頼しないようにしたりする必要があります。そのための評価指標としては、面接官個人レベルでの評価のバラツキをみることで、中心化傾向や極端化傾向がないかを判断したり、面接を担当した応募者がその後の選考に進んでいるかどうかで、評価基準の正しさや応募者の志望度に与える影響を判断したりすることができます。もし、特定の面接官を通過した応募者の辞退率が高ければ、面接を通して応募者の志望度を下げている可能性が考えられます。

応募者へのマイナス印象は、BtoC企業ではカスタマーを失うことになるだけでなく、コンプライアンス上の問題も疑う必要がでてきます。面接官の評価と合否を分析することで、採用活動の品質チェックを行うこともできるのです。

 

3.面接官が対応できた応募者数

一般に、選考初期段階がもっとも応募者数が多く、ともなって面接回数も多くなります。そのため、選考初期段階の面接官は人数、時間ともに工数をかける必要がでてきます。この工数が不足した場合、応募者を無用に待たせてしまうことで選考辞退につながりかねません。また、面接官も落ち着いて評価をするためには余裕のあるスケジューリングが必要になります。

企業の採用活動が応募者に支持されるために必要な点のひとつに、スケジュールを守るということがあげられます。このスケジュールを守るためにも、余裕を持った応募者数の見込みと、その数に対応できるだけの面接官数、また面接時間数を確保しなければなりません。振り返りの際には、面接官の人数や時間が適切であったかどうか、採用側の都合で極端に選考間の日数があいてしまった応募者はいないかどうかを見ることが必要になるでしょう。

人材要件定義の手法

MVVに基づいた人材要件定義をすべきであるとお伝えしましたが、実際にはどのような手法・ステップを用いて定義を進めれば良いのでしょうか。様々な手法がありますが、ここでは代表的な4つの手法をご紹介いたします。

  1. 採用担当インタビュー
  2. 現場社員インタビュー
  3. ハイパフォーマー分析
  4. 経営者インタビュー  

 

採用担当インタビュー

現在の採用基準で現場でも活躍する人材が採用できているが、実は基準が整理・言語化されておらず感覚に頼った採用になってしまっている場合には、まずは人事採用ご担当者様で会議(または外部コンサルタントを使ったインタビュー)を行うのが良いでしょう。

人の特徴を表す標語を記したたくさんカードなどをツールに用い、現在の採用で重視している要件は何であるのか、それはなぜなのかをMVV、そして現場の業務に基づいてディスカッションを深めます。

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現場社員インタビュー

事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。社員にインタビューをかけながら現在現場で活躍している人材の共通点、特徴を抽出するのですが、ハイパフォーマー分析とは違い「文脈」を同時に得ることができることがメリットです。なぜその共通点、特徴を持った人が成果を上げられるのか、その背景を正しく掴むことにより、本当に重視すべき要件が見えてくることがあります。

また、MVVと現状の一致についても社員の意識を確認することができます。

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ハイパフォーマー分析(アセスメントの活用)

現在会社で成果を上げている社員がどのような特性を持っているのかを化学的に分析する手法です。こちらも現場社員インタビューと同じく、事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。一定数の社員に対し適性検査などのアセスメントを用い「ハイパフォーマンス社員」と「一般社員」の統計的な差を分析することにより自社における成果を出すための重要なファクターを視覚化します。また、新卒社員の応募時のデータが蓄積されているようであれば、数年前の応募時のデータを分析に用いることもできるでしょう。

ただし、この分析だけでは「単語」しか得ることができません。ある営業会社では営業のハイパフォーマー社員はそうでない社員と比べ、物事がうまくいかない責任を他人に押し付ける「他罰性」が強い傾向にあるという結果が得られました。これをこのまま採用要件にして良いのでしょうか。その後のディスカッションから、この会社では現場で自分の成績を伸ばすことに熱心で、他者に気を配れない自己中心的な社員が営業成果を出しており、現場は殺伐とした雰囲気が蔓延していることが分かりました。これでは成果が上がっても良い会社になって行きません。つまり、MVVを達成できる人材とは明らかに異なる現状だったのです。この会社はこの分析をきっかけに社内活性化プロジェクトを稼働させたそうです。

このように、アセスメントから科学的に成功要因を求める場合は、出てきた結果に対する「文脈」を得るためのディスカッションが必須となります。

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経営者インタビュー

今後大きく事業を変えていくような過渡期にある会社にとっては、現状を分析しても今後同様の人材が求められるとか限りませんので、経営者の声を反映させていく事の方が有効でしょう。MVVと、今後の事業展開、そこで発生する業務とその推進に必要と思われる力を経営者とじっくり議論することで、今後新たに会社が獲得すべき人材像が見えてきます。この場合、必要な力を人材ポートフォリオ(※)にまとめ、現在会社にいる社員と、これから獲得すべき社員を可視化していくと良いでしょう。

※「人材ポートフォリオ」とは、事業活動に必要な人材タイプを明確化した上で、組織内の多様な人的資源を分類し、どの人材タイプがそれぞれ何人いるか、あるいは必要となるかを分析したもの。企業戦略や目標を実現するために最適な人材タイプの組み合わせを設計するのが目的で、採用や育成を含めた中・長期の戦略的HRMの立案・実行に欠かせないツールとして注目されています。(日本の人事部 用語辞典から引用)

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成績表を面接で活用するには?

エントリーシート(履歴書)の面接で本質はつかみづらい

現在の採用では、多くの企業でエントリーシートや履歴書に書いていることに沿った話をしながら面接をしています。実はここに学生の本質の見極めが難しくなる原因があり、それにはエントリーシートの3つの性質が関係してきます。

1.応募者が「したかった活動」について書かれている

したかった活動とはつまり、アルバイトやサークル活動といった課外活動です。これらのテーマについて、応募者がどんな大変なことをしたかと聞いても、結局それは自分のやりたいことについてどう行動したかを聞いているのです。

2.応募者が「伝えたいこと」について書かれている

たとえば、いままで一番辛かったことは何ですかと聞いて、正直に答える応募者はいないでしょう。応募者はたとえ一番辛かった経験ではなくても、こういうふうに頑張った、こういうふうに乗り越えたという話ができるような経験を選んで話すものです。

3.応募者による「自己評価」である

応募者は嘘をつくことはあまりありませんが、話を「盛る」ことはよくあることです。話の盛り方は主に次の3つがあります。

  1. 数字を盛る
    例:10人のサークル→100人のサークル
  2.  結果を盛る
    例:不満続出のイベント→大成功したイベント
  3. 役職を盛る
    例:役職なし→副部長

エントリーシートに沿って話をする面接で応募者の本質を見抜くのが難しいのは、上記3つの性質により、エントリーシートが応募者の「伝えたいことを脚色した」ものとなっているからです。

 


プロブスト法とは?

1930年にアメリカのセントポール人事委員会のJ.B.プロブストが開発した、人事考課の一種です。はじめは公務員の人事考課に使用され、その後、産業界にも普及しました。人事考課に用いられるプロブスト法は、2つの過程から成り立っています。第1の過程は従業員についての客観的事実を得るために勤務報告書(チェックリスト)を作成することです。勤務報告書には、成功体験、失敗体験を表す具体的な行動・態度等が100個程度(特別の知識や熟練、正確性、信頼性、人格、生産量など)の項目があります。第2過程では、その報告書(チェックリスト)の中で存在すると確信できる項目を、応募者の実際の行動や起こった事実をもとに複数人でチェックして評定するという仕組みです。

採用で用いられるプロブスト法は、ビジネスパーソンの能力や態度等に関する評語(短文)を相当数ランダムに列挙し、応募者について観察された項目にチェックを入れて応募者の人物特徴を浮き彫りにする、という手法です。短文チェック法とも呼ばれています。

ハロー効果(ある一面の印象で他の面の評価も引きずられてしまう評価エラー)や論理誤差(事実を確認しないで、一つのことから関連付けて他も推論で評価してしまう評価エラー)、中心化傾向や寛大化傾向(その逆の厳格化傾向)といった面接で発生しやすい評価エラーを防止する効果があります。最終得点が評価者にもわからないので作為性を排除し、公正が期せるという長所もあります。「人物明細書法」とも呼ばれるように、共通言語をもって人物特徴が細かく表現することが可能です。

偏見や先入観にとらわれにくい、ブレにくい評価結果をアウトプットすることが可能ですが、その反面、チェック項目の選定や評価のウエイトづけに手間がかかる、評価者の評価意欲を阻害する可能性があるなどの問題点もあります。

具体的な評価方法

まず、ランダムに並べられた能力・態度に関する評語(短文)の中で、面接を通して応募者に見受けられた項目をすべて選びます。この評語(短文)は、ビジネスパーソンに必要とされる能力尺度(例:学習する力・思考する力・行動する力・協働する力)にカテゴライズすることができ、評価者が選んだ項目を能力尺度別に点数化することができます。

能力尺度毎の点数の高低・バランスを見ることで、評価者の判断基準に基づいて応募者を評価することができます。



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