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タブレット型面接支援システム【GoodAssessor】

これまでの面接では履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの多くの紙資料が使われてきました。

 

面接を実施するたびにコピーしては廃棄の繰り返し。そこで、株式会社パフでは、紙資料をデータ化してクラウド上で管理できる面接支援システム【GoodAssessor】を開発しました。

 

面接官はタブレット上に表示される資料を確認しつつ、そのまま評価を入力。入力された評価はすべて管理画面で自動集計されます。GoodAssessorは、より効率的な、そしてよりセキュアな面接業務を実現します。

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具体的な面接手法のご紹介

面接手法について基礎からおさらいできるコンテンツです。さらに、評価の質を高める最新の面接手法「プロブスト法」についてもご紹介。

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実際に面接を担当する面接官だけでなく、面接官研修を企画する採用担当者様にもきっと役立つコンテンツ。是非ご覧ください。

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タブレット型面接支援システム【GA】について

導入のメリット

≪手間・コストの削減≫

面接資料の準備や、面接後の評価の集計といった作業にかかる手間を大幅に削減することができます。

 

≪評価制度の向上≫

「プロブスト法」という手法を用いた面接評価表の使用により、面接官ごとの評価のブレを軽減します。

 

≪セキュリティの強化≫

面接に関わる資料をすべてデータで管理することにより、従来紙資料で起こっていた紛失のリスクがなくなります。

 

Good Assessorを導入することにより面接が効率化、セキュアになります。

採用活動の中心はいうまでもなく面接です。今ではインターネットの普及によって、求人をかけると人事が処理しきれないほどの応募者が集まることも多く見られます。しかし、数多の応募者を選考できる人数に減らすことが人事担当者の活動ではなく、入社ご自社を大きく発展させてくれる人材を見極めることが本来、人事担当者が集中すべき業務です。そしてそのような人材を選ぶには、面接という手法がもっとも適切です。

ところが、面接を実施するには多くの付随業務が発生し、非常に手間がかかるのも事実です。たとえば、応募者と面接官の日程をすり合わせて調整したり、応募者に関する書類(履歴書や職務経歴書、各種証明書類など)を面接官の人数分準備をしたり、そして面接官の評価をすりあわせて応募者の合否を決め、応募者に次の選考の連絡をしたり。昨今では個人情報保護の重要性も高まっており、応募者の書類の管理業務も複雑かつ慎重な取り扱いが必要になってきました。採用活動は多くの個人情報を扱うがゆえに、個人情報の漏洩、紛失は企業のコンプライアンスを揺るがし、事業活動にも影響を与えるようになっています。

そのような人事採用担当者様の業務を効率化し、個人情報についてもセキュアな管理を実現するために開発したものが、面接支援システム「GoodAssessor」です。

Good Assessorの全体像

Good Assessorはこれまで紙で管理していた面接時の応募書類をすべてデータ化し、セキュアなサーバー上で管理するシステムです。

■面接官:独自のID/PASSを付与され、タブレット端末(PCでも可)より担当する学生の情報の閲覧と評価表の記入が可能です。

■人事採用ご担当者様:管理画面では、応募者の書類を管理し、面接官が入力した評価結果を閲覧・集計することが可能です。各種採用データベースとの連携よくデータのアップロード、ダウンロードが可能です。

 

よい面接官とダメな面接官

少し刺激的なタイトルですが、よい面接官とダメな面接官を具体的なケースから見ていきましょう。
まず、よい面接官には次のような特徴が挙げられます。

◎ 評価項目と評価基準を理解し、根拠のある評価を下すことができる。
◎ 評価項目に沿った質問をし、面接を進行することができる
◎ 応募者の志望理由を見極め、志望度向上のために適切な対応をする
◎ 関係法令やコンプライアンス上問題となるような言動を慎む

では、ダメな面接官はどうでしょう。具体的なケースをもとに考えて見ます。

× 評価項目を無視し、自分の価値観で評価をする
× 質問の内容や意図にバラツキがあり、評価に根拠がない
× 応募者の志望度を低下させたり、まちがった情報を与えたりする
× 関係法令やコンプライアンス上問題となる言動をする

面接官の良し悪しを判断するには、面接官が担う役割を整理しておかなければならないでしょう。期待されている役割に応えていれば良い面接官、逆に期待に反した面接官はダメと言えるわけです。

<面接官が担う役割>
1.人物評価
応募者の本音・本質を見極め、合否の判断をする

2.情報提供
応募者の欲する情報を提供し、意思決定を支援する

3.動機形成
応募者に「是非、ここで働きたい」と思わせる動機づけをする

4.情報伝達
今後の選考やフォローのための効果的な情報を次の面接官に提供する


1.人物評価

応募者の能力、適性、意欲や入社に向けた状況などを見極め、合否のための評価をすることです。面接の主目的はここに集約されるでしょう。評価項目に照らして応募者が秀でている能力や適性はどこなのか、逆に基準を満たしていない部分はないか。本人はどのくらい入社意志があり、入社に向けて障害となることはなにかを見極めなければなりません。 

 

2.情報提供

応募者が必要とする情報を提供することが面接官に求められますが、応募者から質問されたことに答えるだけでは不十分です。応募者は自社に対する情報不足な状態であるだけでなく、自社に対して誤解をしている可能性もあります。入社をためらう理由が誤解に基づくものであれば、すぐに修正して動機づけをしなければなりません。一方で、自社では実現不可能なことを志望理由としている場合、極端な例ですが国内のルートセールスが中心の営業職採用に対して語学力を活かしてグローバルに活躍がしたい人が応募してきた場合などは、誤解を正す情報提供が必要です。もちろん、選考に関する情報を応募者に伝えることも重要な役割です。

 

3.動機形成

まず動機形成には、正負両方の方向性があることを認識しておかなければなりません。基本的には応募者の入社意欲を喚起するための応対や情報提供が必要ですが、すべての応募者の志望度をあげることが目的ではありません。誤った情報に基づく志望動機を持っている応募者に対し、正しい情報提供をすることによって応募者の志望度が下がったとしても、その動機づけは間違った人材の入社を防ぐ手立てとなります。このように、応募者の状況を見極めつつ動機形成をすることも面接官に求められます。

 

4.情報伝達

人物評価で見極めた情報を、人事採用担当者や次選考の面接官へ引き継ぐ必要があります。応募者の内的状況として自身が評価できた項目はもちろんですが、次選考で確認すべきことや、入社に向けて心配な点はなにかも重要な点です。また、応募者の外的な状況として、同時に受けている競合はどこなのか、また自社への入社の可能性は現時点でどの程度なのか。そして入社に向けて障害となりそうな点はなにかも引き継ぎをするべきでしょう。面接官の役割は人物を評価することと同時に、良い応募者が自社に入社する可能性を少しでも高めることです。そのための情報収集と伝達が求められるのです。

 

 

導入事例

BEFORE

  1. 1回の面接に面接官が5名以上いるため、集計作業に時間がかかる。
  2. 評価軸が統一されておらず、評価の共有会議に時間がかかる(これまでは面接実施日に毎日評価会議を行っていた)。
  3. 面接資料の印刷にコストと手間がかかる。

 

AFTER

  1. 評価結果が自動で集計されるため、集計作業がなくなった。
  2. 統一された項目でジャッジし、評価の高い順で並び替えられるため、議論が不要になった。毎日実施していた評価会議が、最終日のすり合わせのみとなった。
  3. ペーパーレス化できた。

 

お客様の声

紙の使用が圧倒的に減り、社内からも高く評価されています。当初心配していた50代部長(iPadを使ったことがない)でも問題なく操作することができ、トラブルなく面接が遂行できたことはとても良かった点です。また、管理画面より評価結果を即時に見ることができ、点数が高い順・低い順に並び替えられるので、人事での評価会議・合否判定にかかる時間が圧倒的に短くなりました。最後に、面接官ごとの評価の傾向(どのような学生を高く評価するのか)が、つかめたことも当社にとって大きなメリットでした。

FAQ

タブレット端末導入に対する不安について

Q1:タブレット端末のレンタルはできますか
Q2:タブレット端末だとテキスト入力が手間になり記入量が減るのではないでしょうか
Q3:タブレットやPCを使って面接を行うと学生に与える印象が悪くなるのではないでしょうか
Q4:年輩の面接官はタブレット端末に抵抗があるように思います

省力化について

Q5:応募者一人ひとりにスキャンしたPDFデータを紐づけるのは大変な作業のように感じます
Q6:確かに手間が削減できるように感じますが、より省力化することはできますか

その他

Q7:一体型のマイページはありますか
Q8:新卒採用と中途採用両方に用いたいのですが、料金は変わりますか
Q9:効率化・セキュリティ強化以外のメリットはありますか


 タブレット端末導入に対する不安について

Q1:タブレット端末のレンタルはできますか
A1:はい、タブレット端末のレンタルをご希望される場合には、弊社よりレンタル業者をご紹介いたします。メーカー、機種の限定なく、iPad、Googleタブレット、Windows Surface、wifiなどご希望の端末を必要数ご用意できるパートナーをご紹介いたします。

Q2:タブレット端末だとテキスト入力が手間になり記入量が減るのではないでしょうか
A2:確かに画面上のキーボードで長文を入力するのは慣れが必要かも知れません。そのようなご不安がある場合には、ノートPCやWindows Surfaceのご利用をお勧めしております。Windows Surfaceはタブレット端末でありながら、キーボードがついていますので非常に操作性に優れています。 

Q3:タブレットやPCを使って面接を行うと学生に与える印象が悪くなるのではないでしょうか
A3:よく聞かれる質問ですが、そのようなことはありません。面接開始のタイミングで必ず「環境保護の観点からペーパーレス化に取り組んでいるので端末を使わせていただきます。入力の際には目線が下がってしまうこともあるかも知れませんがご了承ください」ときちんと応募者の方へアナウンスいただければ、印象は悪くなるどころか、むしろペーパーレス化に取り組む一歩進んだ企業という印象を与えることができます。

Q4:年輩の面接官はタブレット端末に抵抗があるように思います
A4:Good Assessorを導入頂いた企業様の実績で、50代の部長クラス(iPadを初めて操作する方)でも全く問題なくご利用いただくことができました。面接官画面は非常にシンプルに作ってありますので、きちんとご説明をさせていただければ、操作に戸惑うことはありません。

 

省力化について

Q5:応募者一人ひとりにスキャンしたPDFデータを紐づけるのは大変な作業のように感じます
A5:応募者の資料はZIPファイルにて一括アップロードが可能です。PDFファイルの名前をルール化することでシステムが自動的にファイルを認識し、正しく応募者と書類の紐づけを行いますので、書類のアップロードに手間はかかりません。

Q6:確かに手間が削減できるように感じますが、より省力化することはできますか
A6:はい。応募書類の管理、スキャン、アップロード、面接の設定、採用管理データベースへの結果のアップロード等の作業はすべて弊社にてアウトソーシング可能です。人事採用ご担当者様は応募者との接触などコアな業務に集中し、ノンコア業務はすべて弊社にお任せいただくことで、応募者への手厚いフォローがより一層実現いたします。業務の切り出し、お見積りは専門のコンサルタントがお手伝いいたしますので、詳しくお知りになりたい場合にはお問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

その他

Q7:一体型のマイページはありますか
A7:Good Assessorとの一体型のマイページはありません。現在お使いのどの採用管理データベースともスムーズに連携できるよう、アップロード/ダウンロードの操作性を高く設計しております。Good Assessorの導入により、ナビのデータベースや現在お使いのマイページを切り替えていただく必要はございません。また、将来的にはGood Assessorと連動するマイページのご提供も予定しております。

Q8:新卒採用と中途採用両方に用いたいのですが、料金は変わりますか
A8:変わりません。ご利用料金は1年ごととなっており、新卒採用、中途採用両方にご利用いただくことが可能です。評価表は「新卒採用・営業事務系・一次面接」や、「中途採用・品質管理部門・2次面接」などそれぞれの選考ステップごとに作成可能です。

Q9:効率化・セキュリティ強化以外のメリットはありますか
A9:ペーパーレス化による資源の削減があげられるかと思います。本システムをご利用いただいた企業様では、採用場面における大量な紙の消費を削減したことで、社内表彰されたケースもございます。


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人材要件定義の手法

MVVに基づいた人材要件定義をすべきであるとお伝えしましたが、実際にはどのような手法・ステップを用いて定義を進めれば良いのでしょうか。様々な手法がありますが、ここでは代表的な4つの手法をご紹介いたします。

  1. 採用担当インタビュー
  2. 現場社員インタビュー
  3. ハイパフォーマー分析
  4. 経営者インタビュー  

 

採用担当インタビュー

現在の採用基準で現場でも活躍する人材が採用できているが、実は基準が整理・言語化されておらず感覚に頼った採用になってしまっている場合には、まずは人事採用ご担当者様で会議(または外部コンサルタントを使ったインタビュー)を行うのが良いでしょう。

人の特徴を表す標語を記したたくさんカードなどをツールに用い、現在の採用で重視している要件は何であるのか、それはなぜなのかをMVV、そして現場の業務に基づいてディスカッションを深めます。

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現場社員インタビュー

事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。社員にインタビューをかけながら現在現場で活躍している人材の共通点、特徴を抽出するのですが、ハイパフォーマー分析とは違い「文脈」を同時に得ることができることがメリットです。なぜその共通点、特徴を持った人が成果を上げられるのか、その背景を正しく掴むことにより、本当に重視すべき要件が見えてくることがあります。

また、MVVと現状の一致についても社員の意識を確認することができます。

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ハイパフォーマー分析(アセスメントの活用)

現在会社で成果を上げている社員がどのような特性を持っているのかを化学的に分析する手法です。こちらも現場社員インタビューと同じく、事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。一定数の社員に対し適性検査などのアセスメントを用い「ハイパフォーマンス社員」と「一般社員」の統計的な差を分析することにより自社における成果を出すための重要なファクターを視覚化します。また、新卒社員の応募時のデータが蓄積されているようであれば、数年前の応募時のデータを分析に用いることもできるでしょう。

ただし、この分析だけでは「単語」しか得ることができません。ある営業会社では営業のハイパフォーマー社員はそうでない社員と比べ、物事がうまくいかない責任を他人に押し付ける「他罰性」が強い傾向にあるという結果が得られました。これをこのまま採用要件にして良いのでしょうか。その後のディスカッションから、この会社では現場で自分の成績を伸ばすことに熱心で、他者に気を配れない自己中心的な社員が営業成果を出しており、現場は殺伐とした雰囲気が蔓延していることが分かりました。これでは成果が上がっても良い会社になって行きません。つまり、MVVを達成できる人材とは明らかに異なる現状だったのです。この会社はこの分析をきっかけに社内活性化プロジェクトを稼働させたそうです。

このように、アセスメントから科学的に成功要因を求める場合は、出てきた結果に対する「文脈」を得るためのディスカッションが必須となります。

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経営者インタビュー

今後大きく事業を変えていくような過渡期にある会社にとっては、現状を分析しても今後同様の人材が求められるとか限りませんので、経営者の声を反映させていく事の方が有効でしょう。MVVと、今後の事業展開、そこで発生する業務とその推進に必要と思われる力を経営者とじっくり議論することで、今後新たに会社が獲得すべき人材像が見えてきます。この場合、必要な力を人材ポートフォリオ(※)にまとめ、現在会社にいる社員と、これから獲得すべき社員を可視化していくと良いでしょう。

※「人材ポートフォリオ」とは、事業活動に必要な人材タイプを明確化した上で、組織内の多様な人的資源を分類し、どの人材タイプがそれぞれ何人いるか、あるいは必要となるかを分析したもの。企業戦略や目標を実現するために最適な人材タイプの組み合わせを設計するのが目的で、採用や育成を含めた中・長期の戦略的HRMの立案・実行に欠かせないツールとして注目されています。(日本の人事部 用語辞典から引用)

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