子供

個人情報を取り扱う

大トラブルになりかねない個人情報の扱い方

採用場面では人事採用担当ではない一般の社員が面接官として多くの応募者の個人情報に触れる機会があります。事前に配布された応募書類を紛失したり、個人情報を含む面接の情報を個人のブログなどで公開した場合個人情報の漏えいに当たり、会社を揺るがす大きなトラブルにつながりかねません。ある企業の事例では、面接を受けに来た学生が自分の子供と同じ大学・学科であったため、家に帰って子供にその話をしたところ、子供が大学でその学生に話題をふってしまい、後ほど面接を受けた学生から個人情報が漏れている(情報を伝えていないはずの友人が自分の応募状況、面接の様子を知り得ている)とクレームが入ったそうです。悪気はなくても、応募者の情報を社外に漏らすことはすなわち個人情報の漏えいに当たります。面接官とは会社のコンプライアンスを背負った存在であるということを、まずは意識してください。

 

個人情報取り扱いに関する同意書

個人情報を取り扱う場合、一般的に「個人情報取り扱いに関する同意書」を交わす必要があります。下記の項目に気を付けて同意書を作成すると良いでしょう。

  1. 個人情報の利用目的を明記する
    例えば「採用可否の判断のため」など目的を記載します。目的以外で利用しないことも触れておきます。
     
  2. 個人情報の提供及び、委託について明記する
    取得した「個人情報」は、面接時だけに利用し、第三者への提供及び、委託をする事がないことを伝えます。 
     
  3. 応募者の個人情報の保管について明記する
    応募者の個人情報の保管場所(サーバなど)管理体制を記載します。採用応募者の個人情報を紙の形態で保管する場合などは、施錠可能な場所(ロッカー等)に保管し、採用関係者以外は閲覧しないことなどに触れておくと大変丁寧です。
     

また、採用された応募者の関係書類、採用されなかった応募者の郵送による履歴書・経歴書等の保管、処分方法は、必ず記載するようにしましょう。特に、採用されなかった応募者の個人情報の閲覧制限についてはナーバスな事項です。個人情報は、正当な理由がない限り人事担当者及び役員以外の者は閲覧しないなど、詳細まで明記します。


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