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タブレット型面接支援システム【GoodAssessor】

これまでの面接では履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの多くの紙資料が使われてきました。

 

面接を実施するたびにコピーしては廃棄の繰り返し。そこで、株式会社パフでは、紙資料をデータ化してクラウド上で管理できる面接支援システム【GoodAssessor】を開発しました。

 

面接官はタブレット上に表示される資料を確認しつつ、そのまま評価を入力。入力された評価はすべて管理画面で自動集計されます。GoodAssessorは、より効率的な、そしてよりセキュアな面接業務を実現します。

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具体的な面接手法のご紹介

面接手法について基礎からおさらいできるコンテンツです。さらに、評価の質を高める最新の面接手法「プロブスト法」についてもご紹介。

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実際に面接を担当する面接官だけでなく、面接官研修を企画する採用担当者様にもきっと役立つコンテンツ。是非ご覧ください。

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タブレット型面接支援システム【GA】について

導入のメリット

≪手間・コストの削減≫

面接資料の準備や、面接後の評価の集計といった作業にかかる手間を大幅に削減することができます。

 

≪評価制度の向上≫

「プロブスト法」という手法を用いた面接評価表の使用により、面接官ごとの評価のブレを軽減します。

 

≪セキュリティの強化≫

面接に関わる資料をすべてデータで管理することにより、従来紙資料で起こっていた紛失のリスクがなくなります。

 

Good Assessorを導入することにより面接が効率化、セキュアになります。

採用活動の中心はいうまでもなく面接です。今ではインターネットの普及によって、求人をかけると人事が処理しきれないほどの応募者が集まることも多く見られます。しかし、数多の応募者を選考できる人数に減らすことが人事担当者の活動ではなく、入社ご自社を大きく発展させてくれる人材を見極めることが本来、人事担当者が集中すべき業務です。そしてそのような人材を選ぶには、面接という手法がもっとも適切です。

ところが、面接を実施するには多くの付随業務が発生し、非常に手間がかかるのも事実です。たとえば、応募者と面接官の日程をすり合わせて調整したり、応募者に関する書類(履歴書や職務経歴書、各種証明書類など)を面接官の人数分準備をしたり、そして面接官の評価をすりあわせて応募者の合否を決め、応募者に次の選考の連絡をしたり。昨今では個人情報保護の重要性も高まっており、応募者の書類の管理業務も複雑かつ慎重な取り扱いが必要になってきました。採用活動は多くの個人情報を扱うがゆえに、個人情報の漏洩、紛失は企業のコンプライアンスを揺るがし、事業活動にも影響を与えるようになっています。

そのような人事採用担当者様の業務を効率化し、個人情報についてもセキュアな管理を実現するために開発したものが、面接支援システム「GoodAssessor」です。

Good Assessorの全体像

Good Assessorはこれまで紙で管理していた面接時の応募書類をすべてデータ化し、セキュアなサーバー上で管理するシステムです。

■面接官:独自のID/PASSを付与され、タブレット端末(PCでも可)より担当する学生の情報の閲覧と評価表の記入が可能です。

■人事採用ご担当者様:管理画面では、応募者の書類を管理し、面接官が入力した評価結果を閲覧・集計することが可能です。各種採用データベースとの連携よくデータのアップロード、ダウンロードが可能です。

 

FAQ

タブレット端末導入に対する不安について

Q1:タブレット端末のレンタルはできますか
Q2:タブレット端末だとテキスト入力が手間になり記入量が減るのではないでしょうか
Q3:タブレットやPCを使って面接を行うと学生に与える印象が悪くなるのではないでしょうか
Q4:年輩の面接官はタブレット端末に抵抗があるように思います

省力化について

Q5:応募者一人ひとりにスキャンしたPDFデータを紐づけるのは大変な作業のように感じます
Q6:確かに手間が削減できるように感じますが、より省力化することはできますか

その他

Q7:一体型のマイページはありますか
Q8:新卒採用と中途採用両方に用いたいのですが、料金は変わりますか
Q9:効率化・セキュリティ強化以外のメリットはありますか


 タブレット端末導入に対する不安について

Q1:タブレット端末のレンタルはできますか
A1:はい、タブレット端末のレンタルをご希望される場合には、弊社よりレンタル業者をご紹介いたします。メーカー、機種の限定なく、iPad、Googleタブレット、Windows Surface、wifiなどご希望の端末を必要数ご用意できるパートナーをご紹介いたします。

Q2:タブレット端末だとテキスト入力が手間になり記入量が減るのではないでしょうか
A2:確かに画面上のキーボードで長文を入力するのは慣れが必要かも知れません。そのようなご不安がある場合には、ノートPCやWindows Surfaceのご利用をお勧めしております。Windows Surfaceはタブレット端末でありながら、キーボードがついていますので非常に操作性に優れています。 

Q3:タブレットやPCを使って面接を行うと学生に与える印象が悪くなるのではないでしょうか
A3:よく聞かれる質問ですが、そのようなことはありません。面接開始のタイミングで必ず「環境保護の観点からペーパーレス化に取り組んでいるので端末を使わせていただきます。入力の際には目線が下がってしまうこともあるかも知れませんがご了承ください」ときちんと応募者の方へアナウンスいただければ、印象は悪くなるどころか、むしろペーパーレス化に取り組む一歩進んだ企業という印象を与えることができます。

Q4:年輩の面接官はタブレット端末に抵抗があるように思います
A4:Good Assessorを導入頂いた企業様の実績で、50代の部長クラス(iPadを初めて操作する方)でも全く問題なくご利用いただくことができました。面接官画面は非常にシンプルに作ってありますので、きちんとご説明をさせていただければ、操作に戸惑うことはありません。

 

省力化について

Q5:応募者一人ひとりにスキャンしたPDFデータを紐づけるのは大変な作業のように感じます
A5:応募者の資料はZIPファイルにて一括アップロードが可能です。PDFファイルの名前をルール化することでシステムが自動的にファイルを認識し、正しく応募者と書類の紐づけを行いますので、書類のアップロードに手間はかかりません。

Q6:確かに手間が削減できるように感じますが、より省力化することはできますか
A6:はい。応募書類の管理、スキャン、アップロード、面接の設定、採用管理データベースへの結果のアップロード等の作業はすべて弊社にてアウトソーシング可能です。人事採用ご担当者様は応募者との接触などコアな業務に集中し、ノンコア業務はすべて弊社にお任せいただくことで、応募者への手厚いフォローがより一層実現いたします。業務の切り出し、お見積りは専門のコンサルタントがお手伝いいたしますので、詳しくお知りになりたい場合にはお問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

その他

Q7:一体型のマイページはありますか
A7:Good Assessorとの一体型のマイページはありません。現在お使いのどの採用管理データベースともスムーズに連携できるよう、アップロード/ダウンロードの操作性を高く設計しております。Good Assessorの導入により、ナビのデータベースや現在お使いのマイページを切り替えていただく必要はございません。また、将来的にはGood Assessorと連動するマイページのご提供も予定しております。

Q8:新卒採用と中途採用両方に用いたいのですが、料金は変わりますか
A8:変わりません。ご利用料金は1年ごととなっており、新卒採用、中途採用両方にご利用いただくことが可能です。評価表は「新卒採用・営業事務系・一次面接」や、「中途採用・品質管理部門・2次面接」などそれぞれの選考ステップごとに作成可能です。

Q9:効率化・セキュリティ強化以外のメリットはありますか
A9:ペーパーレス化による資源の削減があげられるかと思います。本システムをご利用いただいた企業様では、採用場面における大量な紙の消費を削減したことで、社内表彰されたケースもございます。


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選考フローの組み立て方

選考フローを組み立てるに当たり、定義した人材要件をどのステップで確認するのか決めていくと良いでしょう。前述の通り、用いる手法(グループディスカッション、筆記試験等)によって確認できる項目が異なりますので、その段階で見極めたい要件にマッチした手法を取り入れるとよいでしょう。また採用の効率を考えると、当然ですがエントリーシートや筆記試験、グループディスカッションなど多くの人数に対応できる手法を前段階に配置し、面接の負荷を減らす工夫も有効です。ただし、自社で確認したい要件がそれらのスクリーニング手法では見極められないのであれば、思い切って全員と面接を行うフローを作ってみてもよいかもしれません。

採用時に必須となるノックアウト要件が不足している応募者を選考ステップの後半まで進めても両者にとって良いことはありませんので、初期選考段階でノックアウト要件を見極めていくことが必要です。また、ノックアウト要件については1次面接で確認したとしても、次面接以降でも重ねてチェックすることで採用のミスをなくしていくことができるでしょう。

また、2次面接、3次面接と重ねる場合には前面接での評価や残っている懸念点を次の面接官にしっかり引き継ぐことで採用全体を効率的で効果的にしていくことができます。ですから、評価表は合否の結果だけではなくヒアリングした内容、なぜそのように評価したのかといった理由をなるべくたくさん残していく事が重要ですし、それらをすべて次の面接官へと引き継ぐ仕組みが必要です。

 

適切な面接回数・時間の設定

新卒採用であれば、筆記試験やグループワークの他に行う「面接」の回数は以下が一般的と言えます。

文系:2~5回程度
理系:2~3回程度

理系の学生は研究活動が忙しいため、拘束時間が長くならないよう選考フローを組み立てるとよいでしょう。回数が少ない分、理系の面接では研究内容発表を入れるなどして、技術力や研究に対する取り組み姿勢を具体的に確認するケースも見受けられます。
中途採用であれば、2~3回の面接で採用を決定するケースが多いようです。ポジションごとに応募を受け付けていることが多いため、1次面接から配属予定の現場社員が面接をするケースが一般的です。
面接時間は会社によって様々ですが、2~3人の集団面接で30~45分程度、個人面接で30~1時間程度とるケースが一般的です。時間を割いてじっくりと深いヒアリングをすれば、応募者の志望度も上がりますので、志望度とのバランスを見ながら面接時間を調整すると良いでしょう。

面接の基本3形式

ここでは、下記3種類の面接形式にについて、それぞれのメリットをまとめております。選考に応じて使い分けることが重要になります。

個人面接…1人の応募者を1人または複数の面接官が面接

メリット
じっくり掘り下げて質問することで、一人一人の応募者について細かい要素の見極めが可能。
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を持たれやすい。

デメリット
選考に時間がかかる。また多くの面接官(人的コスト)が必要。

グループ面接(集団面接)…複数(一般的には3~4人)の応募者を1人または複数の面接官が面接

メリット
一度に複数の応募者を選考でき、選考にかかる時間と人的コストを効率化できる。
また応募者をその場で相互に比較しながら面接できる。ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている。

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になり、一人ひとりの応募者について細かい要素の見極めが難しい。
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくく、志望度アップには向かない

 

グループディスカッション/グループワーク…特定のテーマについて応募者が議論している様子を評価

メリット
一度に複数の応募者を効率的に、また比較しながら選考できる点はグループ面接(集団面接)(集団面接)と共通。
ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている。

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になりがち、一人ひとりの応募者について細かい見極めが困難、
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくいという点はグループ面接(集団面接)と共通。

グループ面接(集団面接)との最大の相違は、応募者同士のコミュニケーションが見られること。さらに議論のテーマを実際の業務に関連のあるテーマにすることで、応募者の企業理解を深めることも可能。テーマの設定を失敗すると、応募者の志望度を下げることがある。またきちんと評価基準を決めておかないと、単純に発言量が多い応募者に評価が集中しがち。

 

以降では、それぞれの面接手法について詳細に考えていきましょう。

グループ面接(集団面接)

グループ面接(集団面接)とは、個人面接とは対照的に、複数(一般的には3~4人)の応募者を1人または複数の面接官が面接する手法です。グループ面接の特徴を改めてまとめてみましょう。 

メリット
一度に複数の応募者を選考でき、選考にかかる時間と人的コストを効率化できる
また応募者をその場で相互に比較しながら面接できる
ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になり、一人ひとりの応募者について細かい要素の見極めが難しい
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくく、志望度アップには向かない

また、下記に前述の「的確な面接手法を選ぶために、チェックすべき要素」に沿って、グループ面接の特徴を考えていきましょう。

1.採用人数(何人採るか)

グループ面接は「多数の応募者を、短時間で、単純な基準で選考する」ことに向きます。そのため、採用人数が多い場合は、選考フローの初期段階で使用されることが一般的です。一方、採用人数の少ない会社では、応募者の数も相対的に少ないため、集団面接を実施するメリットは薄いといえるでしょう。

 

2.求める人物像(どんな人を採るか)

グループ面接は上記のとおり、「単純な基準で選考する」ことに向いています。

例えば「話が分かりやすいか」「第一印象が良いか」「自社のことをよく調べているか」「身だしなみ・マナーが良いか」「質問への反応は早いか」という表面的な要素を評価することになりがちです。一人ひとりの細かい見極めには向きませんし、面接を通した志望度アップも困難です。したがって、グループ面接は「本当はすべての応募者に個人面接をしたいが、時間と面接官の数から考えて難しい」という場合に、個人面接に参加してもらう応募者を絞るための、次善策としてとらえるべきです。

1次から最終まで、すべての選考ステップにおいてグループ面接を実施するのは避けたほうがよいでしょう。

 

3.採用の決裁フロー(だれが見るか)

個人面接と同様、一般的に面接官の数は1~2名です。また、1次面接は現場社員、2次面接は管理職、最終面接は役員、といった具合に、選考が進むごとに、異なる階層の社員が面接官を務めるケースが多いという部分も個人面接と共通しています。

 

4.自社をとりまく採用環境(見極め重視で行くか、志望度アップ重視でいくか)

グループ面接は、個人面接に比べて応募者一人あたりの発言時間が短くなります。また、面接全体の時間も、個人面接より短いことがほとんどです(でないと「多くの応募者を一度に選考する」グループ面接を行うメリットが薄まるため)。そのため、応募者にとって「しっかり自分を見てくれた」という納得感を得ることは困難になります。志望度アップには向かない面接手法であると割り切るべきでしょう。

応募者に知名度の高い、いわゆる「人気企業」では、応募者の志望度が比較的高いため、選考の初期段階でグループ面接を行い、いわゆる「振るい落とし」を行う傾向にあります。

また、いわゆる不人気業界に属する企業では、採用人数が100人を超えるような場合でも、志望度醸成を優先し、グループ面接を実施しないケースがあります。


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