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個人情報

タブレット型面接支援システム【GA】について

導入のメリット

≪手間・コストの削減≫

面接資料の準備や、面接後の評価の集計といった作業にかかる手間を大幅に削減することができます。

 

≪評価制度の向上≫

「プロブスト法」という手法を用いた面接評価表の使用により、面接官ごとの評価のブレを軽減します。

 

≪セキュリティの強化≫

面接に関わる資料をすべてデータで管理することにより、従来紙資料で起こっていた紛失のリスクがなくなります。

 

Good Assessorを導入することにより面接が効率化、セキュアになります。

採用活動の中心はいうまでもなく面接です。今ではインターネットの普及によって、求人をかけると人事が処理しきれないほどの応募者が集まることも多く見られます。しかし、数多の応募者を選考できる人数に減らすことが人事担当者の活動ではなく、入社ご自社を大きく発展させてくれる人材を見極めることが本来、人事担当者が集中すべき業務です。そしてそのような人材を選ぶには、面接という手法がもっとも適切です。

ところが、面接を実施するには多くの付随業務が発生し、非常に手間がかかるのも事実です。たとえば、応募者と面接官の日程をすり合わせて調整したり、応募者に関する書類(履歴書や職務経歴書、各種証明書類など)を面接官の人数分準備をしたり、そして面接官の評価をすりあわせて応募者の合否を決め、応募者に次の選考の連絡をしたり。昨今では個人情報保護の重要性も高まっており、応募者の書類の管理業務も複雑かつ慎重な取り扱いが必要になってきました。採用活動は多くの個人情報を扱うがゆえに、個人情報の漏洩、紛失は企業のコンプライアンスを揺るがし、事業活動にも影響を与えるようになっています。

そのような人事採用担当者様の業務を効率化し、個人情報についてもセキュアな管理を実現するために開発したものが、面接支援システム「GoodAssessor」です。

Good Assessorの全体像

Good Assessorはこれまで紙で管理していた面接時の応募書類をすべてデータ化し、セキュアなサーバー上で管理するシステムです。

■面接官:独自のID/PASSを付与され、タブレット端末(PCでも可)より担当する学生の情報の閲覧と評価表の記入が可能です。

■人事採用ご担当者様:管理画面では、応募者の書類を管理し、面接官が入力した評価結果を閲覧・集計することが可能です。各種採用データベースとの連携よくデータのアップロード、ダウンロードが可能です。

 

導入のメリット

応募書類簡単アップロード機能

応募者の資料はZIPファイルにて一括アップロードが可能です。PDFファイルの名前をルール化することでシステムが自動的にファイルを認識し、正しく応募者と紐づけを行います。資料のファイリング、コピー、並び替え、事前発送などの手間とコストを削減できます。

評価結果自動集計機能

面接官が入力した評価結果は即時にサーバーに保存され、管理画面に反映されます。複数の面接官の評価結果も自動集計されます。評価結果は項目ごとに並び変えが可能ですので、あらゆる視点で応募者を比較することが可能です。資料の回収、集計作業が不要であるため、合否判断が格段にスピードアップします。また、集計作業での人為的ミスを防止します。

オリジナル評価表作成機能

Good Asssessorでは「縦型」「横型」「プロブスト法」の3パターンの評価表レイアウトを用い、人事採用ご担当者様により自由に、簡単に自社オリジナルの評価表を画面上に作成することが可能です。評価表は複数作成、利用することが可能です。新卒採用、中途採用、職種、個人面接、グループワークなど、異なる評価表を用いる場合にも1つのシステムで運用が可能です。

面接官評価傾向分析機能

面接官が記入した評価結果がすべてデータで得られますので、面接官ごとの評価の癖や次選考以降の合格率、適性検査の結果との照合など今まで以上に詳細なデータ分析が可能となります。

 

プロブスト法評価表機能

Good Assessorでは、プロブスト法を用いた評価表を作成することが可能です。大きな4つのカテゴリとそれに紐づく各10ずつの小項目は各社様の管理画面で編集することができ、またその重要度を-10~+10で設定することが可能です。面接官は面接で見受けられた特徴をクリックするだけで応募者の自社とのマッチング度を確認することができますので、先入観にとらわれない、ブレない評価結果を収集することが可能となり、評価制度が向上します。

次面接への評価結果自動引き継ぎ機能

記入済評価表は自動的に次の面接官に閲覧させることも可能です。複数の面接官による評価結果もすべて1枚に集計、集約して表示させます。次ステップ以降の面接官にこれまで引き継ぎきれていなかったより詳細な評価をすべて引き継ぐことが可能であるため、面接官同士の情報共有、目線合わせがより容易になります。

 

応募者書類閲覧機能

面接官は独自のID/PASSを使って本システムにログインすることにより、セキュアな環境で応募者の書類の閲覧が可能です。面接官が資料を持ち運ぶことがなくなりますので、個人情報漏えい・資料紛失のリスクを回避できます。

 

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個人情報を取り扱う

大トラブルになりかねない個人情報の扱い方

採用場面では人事採用担当ではない一般の社員が面接官として多くの応募者の個人情報に触れる機会があります。事前に配布された応募書類を紛失したり、個人情報を含む面接の情報を個人のブログなどで公開した場合個人情報の漏えいに当たり、会社を揺るがす大きなトラブルにつながりかねません。ある企業の事例では、面接を受けに来た学生が自分の子供と同じ大学・学科であったため、家に帰って子供にその話をしたところ、子供が大学でその学生に話題をふってしまい、後ほど面接を受けた学生から個人情報が漏れている(情報を伝えていないはずの友人が自分の応募状況、面接の様子を知り得ている)とクレームが入ったそうです。悪気はなくても、応募者の情報を社外に漏らすことはすなわち個人情報の漏えいに当たります。面接官とは会社のコンプライアンスを背負った存在であるということを、まずは意識してください。

 

個人情報取り扱いに関する同意書

個人情報を取り扱う場合、一般的に「個人情報取り扱いに関する同意書」を交わす必要があります。下記の項目に気を付けて同意書を作成すると良いでしょう。

  1. 個人情報の利用目的を明記する
    例えば「採用可否の判断のため」など目的を記載します。目的以外で利用しないことも触れておきます。
     
  2. 個人情報の提供及び、委託について明記する
    取得した「個人情報」は、面接時だけに利用し、第三者への提供及び、委託をする事がないことを伝えます。 
     
  3. 応募者の個人情報の保管について明記する
    応募者の個人情報の保管場所(サーバなど)管理体制を記載します。採用応募者の個人情報を紙の形態で保管する場合などは、施錠可能な場所(ロッカー等)に保管し、採用関係者以外は閲覧しないことなどに触れておくと大変丁寧です。
     

また、採用された応募者の関係書類、採用されなかった応募者の郵送による履歴書・経歴書等の保管、処分方法は、必ず記載するようにしましょう。特に、採用されなかった応募者の個人情報の閲覧制限についてはナーバスな事項です。個人情報は、正当な理由がない限り人事担当者及び役員以外の者は閲覧しないなど、詳細まで明記します。


プライバシーポリシー

プライバシーポリシー(個人情報保護方針)

株式会社パフは、「世界で、たったひとりのあなたのために」という理念のもと、主に『採用コンサルティング事業』『アウトソーシング事業』『教育・研修事業』を展開しております。当社には、お客様に当社のサービスを安全に安心してご利用頂くために、業務上知りえた個人情報を適正に管理し、保護する社会的責任があります。そこで、当社は日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」(JIS Q 15001:2006)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築します。当社の役員・従業員は、この個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、当社の個人情報を正確かつ安全に取り扱い、求職者やお客様、そして株主の皆様に信頼されるサービスを提供し続けます。

第一条 個人情報の取得、利用および提供について

当社が行うコンサルティング業務、アウトソーシング業務、各種セミナーや研修および従業員の採用活動、その他の手段により個人情報を取得する場合には、利用目的を明確にした上で個人情報を取得します。また、個人情報の利用・提供は、その利用目的から逸脱しない範囲とします。なお、本人の同意なしに無断で個人情報の取得、利用、提供をすることは一切ございません。

第二条 個人情報に関する法令、指針、その他規範の遵守について

当社では、個人情報を取扱う業務を行うにあたり、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範、「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項(JIS Q 15001:2006)」を遵守するとともに、社内規定に準拠した行動の実施に努めてまいります。

第三条 個人情報のリスク防止ならびに是正について

当社では、個人情報を安全かつ正確に管理し、個人情報の漏えい、滅失、又は棄損等のリスクに対して、ID・パスワードの管理、個人情報の管理・廃棄ルールの徹底、ファイア・ウォールの構築、アクセス・ログの監視、さらに来訪者の入退室管理等の可能な範囲でのセキュリティ対策を実施し、想定されるリスクの防止ならびに是正に努めてまいります。

第四条 個人情報に関する苦情および相談について

当社では、ご本人の要求に応じて個人情報を開示いたします。また、苦情、およびご相談にも適切に対応いたします。

第五条 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

当社では、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを定め、役員ならびに従業員に周知徹底を行うほか、これを定期的に見直し、当社を取り巻く環境の変化、時代の変化等に則した改善に努めてまいります。また、定期的に監査を行い問題点の改善に努めてまいります。

                           株式会社パフ

    代表取締役  釘崎 清秀

制定 平成23年9月5日
改定 平成24年8月1日

個人情報の取り扱いについて

1. 個人情報
個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、住所、メールアドレス、電話番号、学校、勤務先、生年月日その他の記述、又は個人別に付けられた番号、記号その他の符号、画像若しくは音声によって当該個人を識別できるものをいいます。また、当該情報だけでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それによって当該個人を識別できるものを含みます。

2. 個人情報管理責任者
お客様が提供した個人情報は、以下の者が責任をもって管理するものとします。

<個人情報管理についての苦情・ご相談・問い合わせ窓口>
株式会社パフ Pマーク委員会 個人情報保護管理責任者 島田隆浩
住所:〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町2-7-6 晴花ビル2階
電話:03-3662-8121
株式会社パフ お問い合わせ

3. 個人情報の取得と利用の目的および活用範囲について
(1) 受託先企業との契約に基づき受託業務を遂行するため
・採用アウトソーシング(選考管理、選考案内及び内定者フォロー)
・採用業務サポート(適性試験、筆記試験、面接結果の処理)
・教育・研修サポート(参加対象者、受講者管理、アンケート集計)など
(2) 当社WEBサイトからいただいたお問い合わせや申し込みなどの対応
(3) 当社によるサービスの向上等を目的としたアンケートの実施
(4) 当社によるその他情報の提供
(5) 採用募集や雇用管理のため
・選考状況の管理、選考日程のご連絡
・従業員から取得する情報
・雇用管理のため(退職者を含む) など

4. 個人情報提供の任意性と提供しなかった場合に生じる結果
個人情報の提供はお客様本人の判断で行ってください。原則として個人情報取得時に必要となる項目について提供しない場合は、各々のサービスを受けられない場合があります。

5. 個人情報処理の外部委託
当社は、当社が十分な個人情報セキュリティ水準にあると判断した外部の企業に、個人情報を取り扱う業務の一部または全部を委託することがあります。

6. 個人情報の共同利用
当社ではお客様への総合的なサービス提供のため、お客様に同意頂いております利用目的の範囲内で、お預かりしている個人情報について、グループ企業である株式会社パフとの間で共同利用いたします。

7. 個人情報の第三者への提供
登録いただいた個人情報についてお客様の同意を得ずに第三者に提供することは、原則いたしません。提供先・提供情報内容を特定したうえで、お客様の同意を得た場合に限り、提供するものとします。ただし、以下の場合は、関係法令に反しない範囲において、お客様の同意なく情報内容を提供することがあります。
(1) 法令に基づく場合(裁判所、検察庁、警察、弁護士会、消費者センターまたはこれらに準じた権限を有する機関から個人情報について提供を求められる場合、法令により開示または提供が許容されている場合など)
(2) 人の生命,身体又は財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の承諾を得ることが困難である場合
(4) 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(5) 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱の全部または一部を委託する場合
(6) 当社の合併、営業譲渡、会社分割その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合。ただし、継承前の利用目的の範囲内の利用に限定する。

8. 免責事項
次の各号の場合は、第三者による個人情報の取得に関し、当社は何らの責任を負いません。
(1) 本人自らが当社WEBサイト上の機能を用いて個人情報を明らかにする場合(日記へのコメント入力など)
(2) 本人が当社WEBサイト上に入力した情報により、期せずして本人が特定できてしまった場合

9. 個人情報の開示等の取扱いについて
お客様は自ら提供した個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止をメールや問い合わせ窓口からの依頼により、いつでも求めることができます。なお、取り扱いの規程に基づいて削除した個人情報に関するお問合わせについては応じられません。

<個人情報の開示等の申請手続きについて>
 当社が保有する個人情報に関する、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下「開示等」)のご請求については、所定の手続きによりご本人またはその代理の方であることを確認した上で対応させていただきます。
・申請の際は、所定の「個人情報に関する開示等の申請書」をご記入いただきますので、上記窓口までお問い合わせください。
・開示申請等の手数料は無料です。但し、申請書を返送する際の郵送料は申請者のご負担となります。
・開示申請等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内でのみ利用いたします。
 なお、提出書類は、開示申請等の求めに対する回答が終了後1年間保存した後、破棄いたします。

10. 個人情報の正確性
当社は、ご提供いただいた個人情報を正確にデータ処理するように努めます。 ただし、ご提供いただいた個人情報の内容が正確かつ最新であることについては、ご本人が責任を負うものとします。

11. 機微な個人情報の収集制限
当社は、次に示す内容を含む個人情報の収集は原則として行いません。ただし、ご本人の明示的な同意がある場合及び7. 個人情報の第三者への提供の項目(1)~(4)のいづれかに該当する場合はこの限りではございません。
1) 思想、信条及び宗教に関する事項
2) 人種、民族、門地、本籍地(所在都道府県に関する情報を除く)、身体、精神障害、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項
3) 勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
4) 集団示威行為への参加、請願権の行使、及びその他政治的権利の講師に関する事項
5) 保健医療及び性生活

12. 個人情報の管理について
当社は、管理下にある個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス、改ざん、漏えいなどから守るために、適切なセキュリティ対策の実施に努めています。

13. 本人確認について
当社は、個人情報の開示、訂正・削除もしくは利用停止の求めに応じる場合など、個人を識別できる情報(氏名、住所、電話番号、生年月日、メールアドレスなど)により、本人であることを確認します。

14. 法令遵守
当社は、個人情報を取り扱う際に、「個人情報に関する法律」をはじめとする関連諸法令、および主務大臣のガイドラインに定められた義務、「個人情報保護マネジメントシステム ― 要求事項(JIS Q 15001:2006)」並びに当社個人情報保護方針を遵守し、これに従います。

15. 統計データの利用
当社は、提供を受けた個人情報をもとに、個人を特定できない形式による統計データを作成し、当該データにつき何らの制限なく利用することができるものとします。

16. WEBサイト プライバシーポリシーの変更について
当社は、法令等で定めがある場合を除き、当プライバシーポリシーを随時変更することができるものとします。

※クッキーについて
クッキーとは、ウェブサイト側から利用者個人のコンピュータにデータを書き込み、再入力の手間を省いたり、利用者にとって最適なコンテンツを表示させたりするものです。当サイトでは、この機能を利用する場合があります。クッキーの使用については、ご利用ブラウザの説明書等で確認してください。

※個人情報の暗号化について
当サイトでは、デジタルIDを利用した暗号化通信機能(SSL)を利用しています。この機能を利用することにより、利用者のプライバシーを損なうことなく、利用者の情報を受け取ることが可能となります。

以 上

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