以降

面接評価【振り返り編】

面接の結果を分析・評価し、次年度の採用に活かす

多くの企業で、採用活動が終わったタイミングで振り返りを行っています。中でも、応募者数や選考に進んだ人数、内定者数や入社数など、定量的な部分は年度ごとに振り返りと、次年度の活動への改善に活かされています。しかし、面接の細部まで振り返っている企業は、実は多くありません。合否を出した結果の人数を振り返るのであれば、合否を出した基準や評価項目についても分析をしてしかるべきです。採用活動の成功のために、面接業務の中で成功した点とその理由はなにか、また失敗した点とその理由を明確にしておき、次回以降の活動に活かしましょう。

導入のメリット

応募書類簡単アップロード機能

応募者の資料はZIPファイルにて一括アップロードが可能です。PDFファイルの名前をルール化することでシステムが自動的にファイルを認識し、正しく応募者と紐づけを行います。資料のファイリング、コピー、並び替え、事前発送などの手間とコストを削減できます。

評価結果自動集計機能

面接官が入力した評価結果は即時にサーバーに保存され、管理画面に反映されます。複数の面接官の評価結果も自動集計されます。評価結果は項目ごとに並び変えが可能ですので、あらゆる視点で応募者を比較することが可能です。資料の回収、集計作業が不要であるため、合否判断が格段にスピードアップします。また、集計作業での人為的ミスを防止します。

オリジナル評価表作成機能

Good Asssessorでは「縦型」「横型」「プロブスト法」の3パターンの評価表レイアウトを用い、人事採用ご担当者様により自由に、簡単に自社オリジナルの評価表を画面上に作成することが可能です。評価表は複数作成、利用することが可能です。新卒採用、中途採用、職種、個人面接、グループワークなど、異なる評価表を用いる場合にも1つのシステムで運用が可能です。

面接官評価傾向分析機能

面接官が記入した評価結果がすべてデータで得られますので、面接官ごとの評価の癖や次選考以降の合格率、適性検査の結果との照合など今まで以上に詳細なデータ分析が可能となります。

 

プロブスト法評価表機能

Good Assessorでは、プロブスト法を用いた評価表を作成することが可能です。大きな4つのカテゴリとそれに紐づく各10ずつの小項目は各社様の管理画面で編集することができ、またその重要度を-10~+10で設定することが可能です。面接官は面接で見受けられた特徴をクリックするだけで応募者の自社とのマッチング度を確認することができますので、先入観にとらわれない、ブレない評価結果を収集することが可能となり、評価制度が向上します。

次面接への評価結果自動引き継ぎ機能

記入済評価表は自動的に次の面接官に閲覧させることも可能です。複数の面接官による評価結果もすべて1枚に集計、集約して表示させます。次ステップ以降の面接官にこれまで引き継ぎきれていなかったより詳細な評価をすべて引き継ぐことが可能であるため、面接官同士の情報共有、目線合わせがより容易になります。

 

応募者書類閲覧機能

面接官は独自のID/PASSを使って本システムにログインすることにより、セキュアな環境で応募者の書類の閲覧が可能です。面接官が資料を持ち運ぶことがなくなりますので、個人情報漏えい・資料紛失のリスクを回避できます。

 

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評価方法と評価基準は守られたか?

一般に面接官研修は採用シーズンの前に一括して行われることが多くありますが、事後に行うことはあまりないようです。採用シーズン後にまで面接官に研修を行う人的コストはかけられないということ理由に挙げられますが、面接後にこそ振り返りをしておくべきでしょう。特に次年度以降も面接官を担当する場合、自身の面接官としての評価を振り返ることでノウハウや経験を正しく蓄積することができます。誤った面接手法に気づかないまま次年度を迎えることは、採用活動全体へのリスクに他なりません。こういったリスクを回避し、次年度の採用面接の質を向上させるために面接後の振り返りを行いますが、その目的は次の3つにまとめられるでしょう。

  • 自身の評価手法が正しかったかを知る
  • 自身の評価基準が適切だったかを知る
  • 自身の面接官としての態度が適切だったかを知る

では、面接後にはどのような振り返りをすればよいのでしょうか。まずは、面接官ごとに自らの評価を振り返り、申し送り事項とともに他の面接官とディスカッションすることが重要です。例えば、同一の応募者に対する自らの評価と他の面接官の評価にずれはないかを確認することで、自身の評価を客観的な基準と照らし合わせて振り返ることができます。場合によっては、同一の応募者を複数の面接官がまったく逆の評価をしていることもあります。そのような場合に、自身の評価を根拠とともに説明し、また別の面接官の意見を傾聴することで面接評価をすりあわせることができます。このような振り返り研修を行うことで、評価項目の確認(質問)方法のパターンはないか、評価表や申し送り事項をもっと役立つものにするにはどうすればいいか、など、次回以降の面接時にすぐに役立つ視座を得ることができるでしょう。

また、人事採用担当者は面接を振り返ることで、評価項目と評価手法が正しくマッチしていたかを確認しておかなければなりません。面接の評価表の作り方についても常に改善が必要でしょう。記入の方法がわかりづらい、評価表のフォーマットでは書き漏れが生じるなど、運用を経ると改善すべきポイントが見えてきます。次年度以降の採用活動のために早めに改善点を洗い出しておくことが重要です。さらに、面接官ごとの評価の分析をすることで、個別の課題も見えてきます。評価のポイントの分散傾向を見ることで中心化傾向を把握したり、評価のコメントをみることで評価の適正を見たりすることができます。他の面接官と著しく評価がずれる面接官には、場合によっては次回以降の面接を依頼しないようにする必要があります。

面接前後の選考とのかかわり

面接はあくまで採用活動の中のワンピースでしかありません。面接の前にも後にも、採用活動は続くのです。大きく分けると、面接の前には応募者を募る活動があり(募集)、面接後には入社にいたるまでの辞退防止や研修を行う活動(フォロー)があります。

採用活動の流れ

1.募集

募集活動とはその名の通り、応募者を集める活動です。どのようなメッセージで潜在的な応募者へ訴えかけるのか、どのようなチャネルで募集をかけるのかが中心的な活動となります。実は、自社の募集活動についても面接官は知っておく必要があります。それは、応募者が自社についてどのような情報を入手しているのか、応募者が期待する自社の魅力はどこにあるのかを知ったうえで面接をし、情報提供をすることで応募者に安心感を与えることができるからです。そして、面接官は応募者が自社についてどのような理解をしているか、また理解していないポイントはどこかを面接を通して情報収集し、採用企画者へフィードバックすることも必要でしょう。募集活動のただ一つの目的は、“自社にマッチする”人材の集客以外にありません。その目的が達成されているのか、または自社にそぐわない人材や誤解した人材が応募してきているかは必ず振り返る必要があるのです。

 

2.選考(面接)

面接選考は一般的に複数回行われることが多くあります。それぞれの面接段階で評価する項目を切り分け、その項目を評価するための手法が計画されているはずです。この「計画」が重要なポイントであり、「計画」が達成できたかどうかを知るために「評価・分析」を行います。例えば最終的にジャッジすべき評価項目は計画された面接回数、内容で評価することができたのか、評価できなかったとすれば何を改善すべきなのかということが分析できるわけです。協調性を評価項目にしているのに、集団内での行動や協調性を知るための質問が面接官に求められていないといったケースもあるでしょう。また、選考間の情報の引き継ぎは問題なかったか、引き継がれた情報は有効活用できたかも重要な分析項目です。次回以降の選考をよりスムーズに、質高く実施するための情報を収集し、分析することで、よい人材の見極めの精度が上がり、採用の精度があがります。

 

3.フォロー

最後に、フォロー活動とも連携する必要があります。フォローとは、入社に至るまでの内定辞退を防ぎ、入社前教育(入社に対する心の準備も含む)を行うことが目的です。面接選考と密接にかかわるのが内定出しのタイミングと方法です。特に最終面接時の応対が重要であり、応募者の心理的な状況づくりに大きく影響します。自社で評価の高い応募者は、他社からも評価されている可能性が大いにあります。ここでいう他社が競合になるのですが、競合の状況を聞き出すことで応募者の本質が見えてくることもあります。どういう軸で企業選択をしているのか、どのくらいの決断力があるのか、応募者の決断に影響を及ぼす可能性がある要因はなにか、という点は内定前後のフォローに重要な情報です。面接段階でそうした情報を得ることができれば、フォローをより効果的にできるでしょう。また、辞退理由に「家族や友人、教授の反対」が多い場合、面接の場で「弊社に入社するとなった場合、周囲に反対されたらどうしますか?」という質問をすることで辞退しそうな応募者を早期に発見・対応することができます。フォローを見据えた面接での情報収集と情報提供を企画し、関係者に周知していくことで採用の質を向上させることができます。

 

一般に面接では人事部以外の社員が関係することが多くあります。そういった関係者へ採用の全体像と期待されている役割を周知し、面接前後の採用活動を意識して取り組むことが人事採用企画を行う担当者には求められるでしょう。

選考フローの組み立て方

選考フローを組み立てるに当たり、定義した人材要件をどのステップで確認するのか決めていくと良いでしょう。前述の通り、用いる手法(グループディスカッション、筆記試験等)によって確認できる項目が異なりますので、その段階で見極めたい要件にマッチした手法を取り入れるとよいでしょう。また採用の効率を考えると、当然ですがエントリーシートや筆記試験、グループディスカッションなど多くの人数に対応できる手法を前段階に配置し、面接の負荷を減らす工夫も有効です。ただし、自社で確認したい要件がそれらのスクリーニング手法では見極められないのであれば、思い切って全員と面接を行うフローを作ってみてもよいかもしれません。

採用時に必須となるノックアウト要件が不足している応募者を選考ステップの後半まで進めても両者にとって良いことはありませんので、初期選考段階でノックアウト要件を見極めていくことが必要です。また、ノックアウト要件については1次面接で確認したとしても、次面接以降でも重ねてチェックすることで採用のミスをなくしていくことができるでしょう。

また、2次面接、3次面接と重ねる場合には前面接での評価や残っている懸念点を次の面接官にしっかり引き継ぐことで採用全体を効率的で効果的にしていくことができます。ですから、評価表は合否の結果だけではなくヒアリングした内容、なぜそのように評価したのかといった理由をなるべくたくさん残していく事が重要ですし、それらをすべて次の面接官へと引き継ぐ仕組みが必要です。

 

適切な面接回数・時間の設定

新卒採用であれば、筆記試験やグループワークの他に行う「面接」の回数は以下が一般的と言えます。

文系:2~5回程度
理系:2~3回程度

理系の学生は研究活動が忙しいため、拘束時間が長くならないよう選考フローを組み立てるとよいでしょう。回数が少ない分、理系の面接では研究内容発表を入れるなどして、技術力や研究に対する取り組み姿勢を具体的に確認するケースも見受けられます。
中途採用であれば、2~3回の面接で採用を決定するケースが多いようです。ポジションごとに応募を受け付けていることが多いため、1次面接から配属予定の現場社員が面接をするケースが一般的です。
面接時間は会社によって様々ですが、2~3人の集団面接で30~45分程度、個人面接で30~1時間程度とるケースが一般的です。時間を割いてじっくりと深いヒアリングをすれば、応募者の志望度も上がりますので、志望度とのバランスを見ながら面接時間を調整すると良いでしょう。

面接の基本3形式

ここでは、下記3種類の面接形式にについて、それぞれのメリットをまとめております。選考に応じて使い分けることが重要になります。

個人面接…1人の応募者を1人または複数の面接官が面接

メリット
じっくり掘り下げて質問することで、一人一人の応募者について細かい要素の見極めが可能。
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を持たれやすい。

デメリット
選考に時間がかかる。また多くの面接官(人的コスト)が必要。

グループ面接(集団面接)…複数(一般的には3~4人)の応募者を1人または複数の面接官が面接

メリット
一度に複数の応募者を選考でき、選考にかかる時間と人的コストを効率化できる。
また応募者をその場で相互に比較しながら面接できる。ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている。

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になり、一人ひとりの応募者について細かい要素の見極めが難しい。
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくく、志望度アップには向かない

 

グループディスカッション/グループワーク…特定のテーマについて応募者が議論している様子を評価

メリット
一度に複数の応募者を効率的に、また比較しながら選考できる点はグループ面接(集団面接)(集団面接)と共通。
ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている。

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になりがち、一人ひとりの応募者について細かい見極めが困難、
応募者にも「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくいという点はグループ面接(集団面接)と共通。

グループ面接(集団面接)との最大の相違は、応募者同士のコミュニケーションが見られること。さらに議論のテーマを実際の業務に関連のあるテーマにすることで、応募者の企業理解を深めることも可能。テーマの設定を失敗すると、応募者の志望度を下げることがある。またきちんと評価基準を決めておかないと、単純に発言量が多い応募者に評価が集中しがち。

 

以降では、それぞれの面接手法について詳細に考えていきましょう。

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