今後

WEB面接官研修

はじめに

面接者は、応募者を評価するだけが役割ではありません。面接官には大きく4つの役割があると言われています。

  1. 人物評価 … 応募者の本音・本質を見極め、合否の判断をする
  2. 情報提供 … 応募者の欲する情報を提供し、意思決定を支援する
  3. 動機形成 … 応募者に「是非、ここで働きたい」と思わせる動機づけをする
  4. 情報伝達 … 今後の選考やフォローのための効果的な情報を次の面接官に提供する
     

採用活動は、営業活動そのもの。応募者は顧客であり、面接官を通じて会社の評価も決めています。自社の代表という自覚を持って取り組むことこそ、面接官には求められています。ここでは、面接官としてどのような心構えやスキルが重要なのかをまとめてみました。面接を初めて行う方も、経験豊富な方も、面接時に大切なことをまとめたページとなります。ぜひ、ご一読ください。


よい面接官とダメな面接官

少し刺激的なタイトルですが、よい面接官とダメな面接官を具体的なケースから見ていきましょう。
まず、よい面接官には次のような特徴が挙げられます。

◎ 評価項目と評価基準を理解し、根拠のある評価を下すことができる。
◎ 評価項目に沿った質問をし、面接を進行することができる
◎ 応募者の志望理由を見極め、志望度向上のために適切な対応をする
◎ 関係法令やコンプライアンス上問題となるような言動を慎む

では、ダメな面接官はどうでしょう。具体的なケースをもとに考えて見ます。

× 評価項目を無視し、自分の価値観で評価をする
× 質問の内容や意図にバラツキがあり、評価に根拠がない
× 応募者の志望度を低下させたり、まちがった情報を与えたりする
× 関係法令やコンプライアンス上問題となる言動をする

面接官の良し悪しを判断するには、面接官が担う役割を整理しておかなければならないでしょう。期待されている役割に応えていれば良い面接官、逆に期待に反した面接官はダメと言えるわけです。

<面接官が担う役割>
1.人物評価
応募者の本音・本質を見極め、合否の判断をする

2.情報提供
応募者の欲する情報を提供し、意思決定を支援する

3.動機形成
応募者に「是非、ここで働きたい」と思わせる動機づけをする

4.情報伝達
今後の選考やフォローのための効果的な情報を次の面接官に提供する


1.人物評価

応募者の能力、適性、意欲や入社に向けた状況などを見極め、合否のための評価をすることです。面接の主目的はここに集約されるでしょう。評価項目に照らして応募者が秀でている能力や適性はどこなのか、逆に基準を満たしていない部分はないか。本人はどのくらい入社意志があり、入社に向けて障害となることはなにかを見極めなければなりません。 

 

2.情報提供

応募者が必要とする情報を提供することが面接官に求められますが、応募者から質問されたことに答えるだけでは不十分です。応募者は自社に対する情報不足な状態であるだけでなく、自社に対して誤解をしている可能性もあります。入社をためらう理由が誤解に基づくものであれば、すぐに修正して動機づけをしなければなりません。一方で、自社では実現不可能なことを志望理由としている場合、極端な例ですが国内のルートセールスが中心の営業職採用に対して語学力を活かしてグローバルに活躍がしたい人が応募してきた場合などは、誤解を正す情報提供が必要です。もちろん、選考に関する情報を応募者に伝えることも重要な役割です。

 

3.動機形成

まず動機形成には、正負両方の方向性があることを認識しておかなければなりません。基本的には応募者の入社意欲を喚起するための応対や情報提供が必要ですが、すべての応募者の志望度をあげることが目的ではありません。誤った情報に基づく志望動機を持っている応募者に対し、正しい情報提供をすることによって応募者の志望度が下がったとしても、その動機づけは間違った人材の入社を防ぐ手立てとなります。このように、応募者の状況を見極めつつ動機形成をすることも面接官に求められます。

 

4.情報伝達

人物評価で見極めた情報を、人事採用担当者や次選考の面接官へ引き継ぐ必要があります。応募者の内的状況として自身が評価できた項目はもちろんですが、次選考で確認すべきことや、入社に向けて心配な点はなにかも重要な点です。また、応募者の外的な状況として、同時に受けている競合はどこなのか、また自社への入社の可能性は現時点でどの程度なのか。そして入社に向けて障害となりそうな点はなにかも引き継ぎをするべきでしょう。面接官の役割は人物を評価することと同時に、良い応募者が自社に入社する可能性を少しでも高めることです。そのための情報収集と伝達が求められるのです。

 

 

人材要件定義の手法

MVVに基づいた人材要件定義をすべきであるとお伝えしましたが、実際にはどのような手法・ステップを用いて定義を進めれば良いのでしょうか。様々な手法がありますが、ここでは代表的な4つの手法をご紹介いたします。

  1. 採用担当インタビュー
  2. 現場社員インタビュー
  3. ハイパフォーマー分析
  4. 経営者インタビュー  

 

採用担当インタビュー

現在の採用基準で現場でも活躍する人材が採用できているが、実は基準が整理・言語化されておらず感覚に頼った採用になってしまっている場合には、まずは人事採用ご担当者様で会議(または外部コンサルタントを使ったインタビュー)を行うのが良いでしょう。

人の特徴を表す標語を記したたくさんカードなどをツールに用い、現在の採用で重視している要件は何であるのか、それはなぜなのかをMVV、そして現場の業務に基づいてディスカッションを深めます。

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現場社員インタビュー

事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。社員にインタビューをかけながら現在現場で活躍している人材の共通点、特徴を抽出するのですが、ハイパフォーマー分析とは違い「文脈」を同時に得ることができることがメリットです。なぜその共通点、特徴を持った人が成果を上げられるのか、その背景を正しく掴むことにより、本当に重視すべき要件が見えてくることがあります。

また、MVVと現状の一致についても社員の意識を確認することができます。

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ハイパフォーマー分析(アセスメントの活用)

現在会社で成果を上げている社員がどのような特性を持っているのかを化学的に分析する手法です。こちらも現場社員インタビューと同じく、事業が安定しており、現在活躍している人材と近い能力を持った人材を増やしていきたい場合にお勧めの手法です。一定数の社員に対し適性検査などのアセスメントを用い「ハイパフォーマンス社員」と「一般社員」の統計的な差を分析することにより自社における成果を出すための重要なファクターを視覚化します。また、新卒社員の応募時のデータが蓄積されているようであれば、数年前の応募時のデータを分析に用いることもできるでしょう。

ただし、この分析だけでは「単語」しか得ることができません。ある営業会社では営業のハイパフォーマー社員はそうでない社員と比べ、物事がうまくいかない責任を他人に押し付ける「他罰性」が強い傾向にあるという結果が得られました。これをこのまま採用要件にして良いのでしょうか。その後のディスカッションから、この会社では現場で自分の成績を伸ばすことに熱心で、他者に気を配れない自己中心的な社員が営業成果を出しており、現場は殺伐とした雰囲気が蔓延していることが分かりました。これでは成果が上がっても良い会社になって行きません。つまり、MVVを達成できる人材とは明らかに異なる現状だったのです。この会社はこの分析をきっかけに社内活性化プロジェクトを稼働させたそうです。

このように、アセスメントから科学的に成功要因を求める場合は、出てきた結果に対する「文脈」を得るためのディスカッションが必須となります。

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経営者インタビュー

今後大きく事業を変えていくような過渡期にある会社にとっては、現状を分析しても今後同様の人材が求められるとか限りませんので、経営者の声を反映させていく事の方が有効でしょう。MVVと、今後の事業展開、そこで発生する業務とその推進に必要と思われる力を経営者とじっくり議論することで、今後新たに会社が獲得すべき人材像が見えてきます。この場合、必要な力を人材ポートフォリオ(※)にまとめ、現在会社にいる社員と、これから獲得すべき社員を可視化していくと良いでしょう。

※「人材ポートフォリオ」とは、事業活動に必要な人材タイプを明確化した上で、組織内の多様な人的資源を分類し、どの人材タイプがそれぞれ何人いるか、あるいは必要となるかを分析したもの。企業戦略や目標を実現するために最適な人材タイプの組み合わせを設計するのが目的で、採用や育成を含めた中・長期の戦略的HRMの立案・実行に欠かせないツールとして注目されています。(日本の人事部 用語辞典から引用)

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【具体例に学ぶ】マナー、ポイント、NG質問例

面接・人物評価にあたっての姿勢や留意点

  1. 正直に接する
    分からないことは分からないという。事実と自分の考えは区別して話しましょう。また、自社の課題も聞かれた際には、隠さず話しましょう。理想や良い部分を伝えるだけでは、信ぴょう性もありません。

  2. ネガティブな表現を控える
    競合他社や上司、会社等の悪口を言わないようにしましょう。応募者のモチベーションを落としてしまいます。また、応募者を否定する発言も好ましくありません。気を付けましょう。(ex元気がないですね)
     
  3. 専門用語を多用しない
    応募者に分からない用語を出しても伝わりません。相互理解を深めるためにも、共通言語や平易な言葉で、コミュニケーションを取ることが大切です。
     
  4. 携帯電話のスイッチを切っておく
  5. 面接中は他の社員を入室させない(電話のことづけなど)
  6. 応募者に対して、まっすぐに向き合う(ふんぞりかえって座ったり、足を組んだりしない)
     

 

面接の時間配分に配慮を

時間配分も気を付けましょう。経験の浅い面接官は「自分と価値観が近い」「好印象を持った」応募者とは面接時間が長くなり「自分と価値観が合わない」「悪印象を持った」応募者とは短時間の面接になりがちです。応募者の予定も考慮し、あまり長すぎる面接をしないことも重要です。反対に短すぎる面接ですと「きちんと見られているのか分からない」「なぜ、自分が選考を通過したのか分からない」という印象を応募者に与えてしまいますので、適度な長さで行うようにします。また、応募者が複数人での面接では、割振り時間を均等にすることも忘れてはいけません。最初の回答者が長く発言すると、つられて後の回答者も長くなる傾向があるため、時間コントロールができなくなります。

 

不採用者の対応について

不採用者に対して、配慮が足りないことも少なくありません。これは大変残念なことだと思います。たとえその人物が不採用になったとしても、応募者に対しては人格を尊重するのはもちろんのこと、数ある企業の中から選考を進んでくれたことに対して感謝しなければならないでしょう。面接では短時間で相手の良い側面を発見したとは言えないかもしれませんし、合否の判断も社内における採用枠に対する応募者の相対評価に過ぎません。それに応募者も商品やサービスを通じて、何らかの形で今後も関わりを持つお客様と考えると、なおさら十分な気配りが必要でしょう。具体的に言えば、合格者だけでなく、不合格者にも不採用の連絡を入れる、文書であれば「親展」にして封書で送る、電話であれば直接本人宛で伝える、など相手の気持ちを考慮した対応が求められます。もちろん面接中に不採用を確信したとしても、残りの面接時間で手を抜くことがないように心がけましょう。

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