リスク

タブレット型面接支援システム【GA】について

導入のメリット

≪手間・コストの削減≫

面接資料の準備や、面接後の評価の集計といった作業にかかる手間を大幅に削減することができます。

 

≪評価制度の向上≫

「プロブスト法」という手法を用いた面接評価表の使用により、面接官ごとの評価のブレを軽減します。

 

≪セキュリティの強化≫

面接に関わる資料をすべてデータで管理することにより、従来紙資料で起こっていた紛失のリスクがなくなります。

 

Good Assessorを導入することにより面接が効率化、セキュアになります。

採用活動の中心はいうまでもなく面接です。今ではインターネットの普及によって、求人をかけると人事が処理しきれないほどの応募者が集まることも多く見られます。しかし、数多の応募者を選考できる人数に減らすことが人事担当者の活動ではなく、入社ご自社を大きく発展させてくれる人材を見極めることが本来、人事担当者が集中すべき業務です。そしてそのような人材を選ぶには、面接という手法がもっとも適切です。

ところが、面接を実施するには多くの付随業務が発生し、非常に手間がかかるのも事実です。たとえば、応募者と面接官の日程をすり合わせて調整したり、応募者に関する書類(履歴書や職務経歴書、各種証明書類など)を面接官の人数分準備をしたり、そして面接官の評価をすりあわせて応募者の合否を決め、応募者に次の選考の連絡をしたり。昨今では個人情報保護の重要性も高まっており、応募者の書類の管理業務も複雑かつ慎重な取り扱いが必要になってきました。採用活動は多くの個人情報を扱うがゆえに、個人情報の漏洩、紛失は企業のコンプライアンスを揺るがし、事業活動にも影響を与えるようになっています。

そのような人事採用担当者様の業務を効率化し、個人情報についてもセキュアな管理を実現するために開発したものが、面接支援システム「GoodAssessor」です。

Good Assessorの全体像

Good Assessorはこれまで紙で管理していた面接時の応募書類をすべてデータ化し、セキュアなサーバー上で管理するシステムです。

■面接官:独自のID/PASSを付与され、タブレット端末(PCでも可)より担当する学生の情報の閲覧と評価表の記入が可能です。

■人事採用ご担当者様:管理画面では、応募者の書類を管理し、面接官が入力した評価結果を閲覧・集計することが可能です。各種採用データベースとの連携よくデータのアップロード、ダウンロードが可能です。

 

導入のメリット

応募書類簡単アップロード機能

応募者の資料はZIPファイルにて一括アップロードが可能です。PDFファイルの名前をルール化することでシステムが自動的にファイルを認識し、正しく応募者と紐づけを行います。資料のファイリング、コピー、並び替え、事前発送などの手間とコストを削減できます。

評価結果自動集計機能

面接官が入力した評価結果は即時にサーバーに保存され、管理画面に反映されます。複数の面接官の評価結果も自動集計されます。評価結果は項目ごとに並び変えが可能ですので、あらゆる視点で応募者を比較することが可能です。資料の回収、集計作業が不要であるため、合否判断が格段にスピードアップします。また、集計作業での人為的ミスを防止します。

オリジナル評価表作成機能

Good Asssessorでは「縦型」「横型」「プロブスト法」の3パターンの評価表レイアウトを用い、人事採用ご担当者様により自由に、簡単に自社オリジナルの評価表を画面上に作成することが可能です。評価表は複数作成、利用することが可能です。新卒採用、中途採用、職種、個人面接、グループワークなど、異なる評価表を用いる場合にも1つのシステムで運用が可能です。

面接官評価傾向分析機能

面接官が記入した評価結果がすべてデータで得られますので、面接官ごとの評価の癖や次選考以降の合格率、適性検査の結果との照合など今まで以上に詳細なデータ分析が可能となります。

 

プロブスト法評価表機能

Good Assessorでは、プロブスト法を用いた評価表を作成することが可能です。大きな4つのカテゴリとそれに紐づく各10ずつの小項目は各社様の管理画面で編集することができ、またその重要度を-10~+10で設定することが可能です。面接官は面接で見受けられた特徴をクリックするだけで応募者の自社とのマッチング度を確認することができますので、先入観にとらわれない、ブレない評価結果を収集することが可能となり、評価制度が向上します。

次面接への評価結果自動引き継ぎ機能

記入済評価表は自動的に次の面接官に閲覧させることも可能です。複数の面接官による評価結果もすべて1枚に集計、集約して表示させます。次ステップ以降の面接官にこれまで引き継ぎきれていなかったより詳細な評価をすべて引き継ぐことが可能であるため、面接官同士の情報共有、目線合わせがより容易になります。

 

応募者書類閲覧機能

面接官は独自のID/PASSを使って本システムにログインすることにより、セキュアな環境で応募者の書類の閲覧が可能です。面接官が資料を持ち運ぶことがなくなりますので、個人情報漏えい・資料紛失のリスクを回避できます。

 

タグ:

面接  面接官  評価  グループワーク  応募者  採用  グループ  選考  評価表  個人情報  中途採用  個人面接  自社  項目  システム  簡単  情報  資料  確認  重要  可能  新卒採用  人事  プロブスト  新卒  複数  分析  利用  設定  作成  データ  判断  中途  管理  次面接  結果  特徴  傾向  Good  比較  合否  Assessor  手間  ワーク  合格  機能  アップ  セキュリティ  作業  向上  視点  リスク  評価結果  サーバ  入力  アップロード  人事採用  以上  個人  コスト  書類  ステップ  PDF  適性検査  管理画面  担当者様  目線  削減  ファイル  担当  サーバー  評価制度  記入  共有  先入観  事前  ブレ  適性  ログ  応募  応募書類  精度  紛失  集計  セキュア  閲覧  防止  認識  詳細  マッチ  環境  レイアウト  次選考  ma  一括  集計作業  見受  収集  自由  反映  保存  以降  オリジナル  不要  コピー  面接官同士  目線合  パターン  ルール  自動的  ミス  表示  回避  容易  即時  名前  回収  合格率  応募者書類閲覧機能  応募書類簡単  職種  評価表作成  評価結果自動引  自動集計  独自  照合  画面上  画面  評価表作成機能  ZIP  面接官評価傾向分析機能  面接官評価  PASS  運用  集約  重要度 

評価方法と評価基準は守られたか?

一般に面接官研修は採用シーズンの前に一括して行われることが多くありますが、事後に行うことはあまりないようです。採用シーズン後にまで面接官に研修を行う人的コストはかけられないということ理由に挙げられますが、面接後にこそ振り返りをしておくべきでしょう。特に次年度以降も面接官を担当する場合、自身の面接官としての評価を振り返ることでノウハウや経験を正しく蓄積することができます。誤った面接手法に気づかないまま次年度を迎えることは、採用活動全体へのリスクに他なりません。こういったリスクを回避し、次年度の採用面接の質を向上させるために面接後の振り返りを行いますが、その目的は次の3つにまとめられるでしょう。

  • 自身の評価手法が正しかったかを知る
  • 自身の評価基準が適切だったかを知る
  • 自身の面接官としての態度が適切だったかを知る

では、面接後にはどのような振り返りをすればよいのでしょうか。まずは、面接官ごとに自らの評価を振り返り、申し送り事項とともに他の面接官とディスカッションすることが重要です。例えば、同一の応募者に対する自らの評価と他の面接官の評価にずれはないかを確認することで、自身の評価を客観的な基準と照らし合わせて振り返ることができます。場合によっては、同一の応募者を複数の面接官がまったく逆の評価をしていることもあります。そのような場合に、自身の評価を根拠とともに説明し、また別の面接官の意見を傾聴することで面接評価をすりあわせることができます。このような振り返り研修を行うことで、評価項目の確認(質問)方法のパターンはないか、評価表や申し送り事項をもっと役立つものにするにはどうすればいいか、など、次回以降の面接時にすぐに役立つ視座を得ることができるでしょう。

また、人事採用担当者は面接を振り返ることで、評価項目と評価手法が正しくマッチしていたかを確認しておかなければなりません。面接の評価表の作り方についても常に改善が必要でしょう。記入の方法がわかりづらい、評価表のフォーマットでは書き漏れが生じるなど、運用を経ると改善すべきポイントが見えてきます。次年度以降の採用活動のために早めに改善点を洗い出しておくことが重要です。さらに、面接官ごとの評価の分析をすることで、個別の課題も見えてきます。評価のポイントの分散傾向を見ることで中心化傾向を把握したり、評価のコメントをみることで評価の適正を見たりすることができます。他の面接官と著しく評価がずれる面接官には、場合によっては次回以降の面接を依頼しないようにする必要があります。

戦略的な人材要件定義と評価基準の設定

まず重要となってくるのは、企業が必要とする人材像をどのように定義すべきかという点です。

それぞれの会社で活躍する人材は異なります。たとえば同じホテル業界でも、ある内資系のホテルではお客さまの心に入り込み寄り添える「親密な」コミュニケーションが取れる人材が活躍しており、ある外資系のホテルではお客さまと一定の距離を保ちながら「スマートで心地よい」コミュニケーションが取れる人材が活躍しているという話を聞きました。業務の特性から必要となるスキルはもちろんですが、このように会社が目指すサービスの方向性や社風などを含めた「自社らしさ」の違いから、活躍する人材像は千差万別と言えそうです。

会社とはそもそもMVV(Mission Vision Values)に基づいた組織です。MVVとは、企業の存在目的(Mission)、あるべき姿(Vision)、大切にする価値観(Values)です。これを達成する過程で企業が目指している利益が生み出されていきますので、企業が成果を上げ、利益を出し、目指す方向へと成長するためにはこのMVVを達成できる人材とはどのような人材なのかを定義すれば良いわけです。

企業活動において、求める人材を獲得するための方法は大きく3つあります。

1)採用:あるべき社員像になりうる人材を見極め、入社させる

2)教育:社員のあるべき姿と現状のギャップを埋めるために企画した研修などにより、社員をあるべき姿へと育てる

3)評価:目標として社員のあるべき姿を提示し、そこに一定レベル到達した人材に対して報酬という形で報いることで、会社が目指すものや社員が進むべき方向性を伝え浸透させる

上記を見ていただいて分かる通り、採用とはこの人材育成サイクルの入り口であり、ここがうまく回っていなければ当然教育や評価もなし崩しとなるでしょう。採用とは、単なる人員補完ではなく、会社創りの基盤であると言えます。

 

実際にMVVを達成するための人材像を描いてみると、あらゆる能力、知識、スキルに秀でた、人間的にも成熟した人物像が出てくるのではないでしょうか。経営者をヘッドハンティングする場合などは、まさにこの人材像が採用要件になると言って良いでしょう。しかし、エントリーレベルの新卒採用や中途採用を行う場合には、このような完璧人間はなかなかめぐり会えるものではありません。

そこで大切なのは、このMVVを達成するための人材像をブレークダウンし、入社後に獲得、育成できる能力・スキルとそうでないもの(入社時点で必須の能力・スキル)に分けていくという作業です。採用時の必須要件を増やすことは、採用の質を高めることになりません。要件が多すぎることで狭い池の中で候補者を探さなければならなくなり、本当に優秀な人材を取りこぼしてしまうリスクが高まります。採用要件と育成要件は異なります。入社後の育成で誰でも身につけられるような能力を採用要件に入れる必要はありません。採用時点で何でも小器用にこなす小さくまとまった人材を採用するよりも、まだ粗削りだが後々大成するとがった人材を採用することの方が、会社の飛躍的な成長につながるのではないでしょうか。また、それがなければ業務が成り立たないノックアウト要件と、あればプラスになるがマストではないコア要件に分けることも重要です。

自社の育成の体制や、仕事内容、実際の現場の様子をじっくり分析し、最小限の要件に絞りこむことによりエントリーレベルで定義すべき人材像が見えてくるでしょう。

用件の分類

 

上記のような人材像を設定したとしても、次のようなレベルだと実際はなかなかうまくいきません。

  • コミュニケーション能力
  • リーダーシップ
  • 主体性

これは、言葉の捉え方に人によって大きく差があり、具体的ではないからです。たとえば前述の例を用いると、一言にコミュニケーション能力といっても内資系のホテルが求めるものと、外資系のホテルが求めるものでは大きな差がありました。

面接官が複数いるならば、この言葉の理解に対する差が生まれないよう、まずは要件を丁寧に定義することが重要です。その能力が必要となる背景を考慮し、どのような行動が取れる人材であれば良いのか、面接官がイメージできるレベルに落とし込むと良いでしょう。たとえばコミュニケーション能力で言うと次のようなものが挙げられます。

・目的と重要性を明らかにして、内容を組み立てて話す
・自分の内面を相手に開示し、深い人間関係を構築できる
・相手の声に耳を傾け、相槌(あいずち)や同意を使いながらより深い話を引き出すことができる
・相手の立場に立って物事を考え、行動できる

自社が必要とするコミュニケーション能力は何なのか、行動レベルで定義することで面接官の評価のブレを抑えることができます。 

また、同様に評価レベルも単純に3~1の3段階、といったものではなく3はどのような状態を指すのか、2は、1はということを明確にしておくことで面接官による評価を主観から客観へと変えることができるでしょう。

上記の「自分の内面を相手に開示し、深い人間関係を構築できる」を例に挙げれば、

3:自分から積極的に自己開示し、一歩踏み込んだ人間関係を構築できる
2:求められれば自己開示し、相手との距離を縮めることができる
1:自己開示することが困難で、一歩引いたコミュニケーションをしてしまう

といった評価レベルの定義ができます。この能力がノックアウト要件であるならば、1のレベルの応募者は不採用とすべきでしょう。

定義例


グループディスカッション

グループ面接(集団面接)とは、特定のテーマについて応募者が議論している様子を評価する手法です。グループディスカッションの特徴を改めてまとめてみましょう。

メリット
一度に複数の応募者を効率的に、また比較しながら選考できる点はグループ面接と共通
ネガティブチェック(望ましくない要素の見極め)に向いている
応募者同士のコミュニケーションが見られる
議論のテーマを実際の業務に関連のあるテーマにすることで、応募者の企業理解を深め、志望度アップを図ることも可能

デメリット
複数の応募者を比較することで相対的な評価になりがち
一人ひとりの応募者について細かい見極めが困難
応募者に「じっくり見てもらえた」という納得感を与えにくい
テーマの設定を失敗すると、応募者の志望度を下げることがある
きちんと評価基準を決めておかないと、単純に「発言量が多い」など表面的な要素で評価がしてしまいがち

また、下記に前述の「的確な面接手法を選ぶために、チェックすべき要素」に沿って、グループディスカッションの特徴を考えていきましょう。

1.採用人数(何人採るか)

グループディスカッションは「多数の応募者を、短時間で、単純な基準で選考する」ことに向きます。そのため、採用人数が多い場合は、選考フローの初期段階で使用されることが一般的です。また、「選考を通して業務の疑似体験を応募者にさせることができる」という特徴を生かして、採用人数規模にかかわらず、実施するケースが少なくありません。

 

2.求める人物像(どんな人を採るか)

グループディスカッションは上記のとおり、「単純な基準で選考する」ことに向いています。グループ面接との最大の違いは、「応募者同士のコミュニケーションの様子を見られる」という点になります。

 一方で「表面的な要素しか見えにくい」「応募者を一人ひとりじっくり見られない」という点はグループ面接と共通です。また、面接という非日常的なコミュニケーションとは異なるため、より応募者の「日常」に近い姿をチェックすることができます。

しかし、応募者側もグループディスカッションの対策を行っていますので、ありきたりなテーマ設定をしてしまうと「準備してきたセリフを言って、役を演じる」だけの場になってしまうリスクもあります。

 

3.採用の決裁フロー(だれが見るか)

一般的に1グループないし2グループにつき面接官が1~2名つくのが一般的です。グループディスカッションは最終選考に使用されるケースはまれで、人事採用ご担当者様もしくは現場の若手社員などが面接官を務める傾向にあります。

 

4.自社をとりまく採用環境(見極め重視で行くか、志望度アップ重視でいくか)

グループディスカッションは、面接官一人あたりが見る応募者が個人面接に比べ多くなるため、応募者にとって「しっかり自分を見てくれた」という納得感を得ることは困難になります。

では、志望度アップには向かないかというと、決してそんなことはありません。例えば、新商品の企画を考えさせる、自社の会社紹介プレゼンの内容を考えさせる、など、テーマによっては、ディスカッションを進めながら、自社の業務を疑似体験させることで、自社の理解度を高め、志望度を向上させることが可能です。

上記のように、「複数の応募者を効率的に」選考でき、かつテーマ設定次第では「応募者の志望度アップ」も狙えるというのが、グループディスカッションの利点と言えるでしょう。

一方で、たとえば「朝ご飯は和食か洋食か?」などの、応募者が「なぜこのようなテーマで話させるのだろう?」というような、自社理解に全く寄与しないテーマや、実施意図がわからないテーマでのグループディスカッションは、応募者の志望度を下げることがあります。


グループディスカッション選考のテーマ例

テーマに特別なきまりはなく、「応募者の何を見る必要があるか」という具体的な目的からテーマを決定するのが一般的です。ただ、知識が議論の妨げにならないよう、一般的でない知識が必要になるような専門性が高い領域のテーマは避けた方がよいでしょう。

知識の偏りがありそうなテーマについては、簡単な資料を用いて知識水準の平準化をするという手もあります。グループディスカッションは情報の格差が議論に不公平をもたらす可能性も大いにあるので、知識を問うものにならないよう、注意しながらテーマを選択する必要があります。

 

※グループディスカッション分野別テーマ例

【就職活動関連】

・なぜ就職をしない人がいるのか

・就職に必要なものとは

・就職活動はなぜ必要か

・履歴書に学校名を書くことの是非

 

【会社・仕事関連】

・正社員とアルバイトの違いは何か

・やりがいと給料のどちらが大切か

・仕事ができるということは、どういうことか

・会社も社員も納得できる評価制度とは

 

【ディベート関連】

・朝食はパンかご飯か

・サッカーと野球、日本人が活躍しているのは

・男性と女性どちらが幸せか

 

【業界関連】

・将来(5年後、10年後)の○○業界について

・○○業界の企業合併問題について

・○○業界の社会的責任・○○業界にしかできないこととは

 

【マーケティング関連】

・大学生をターゲットにした商品開発

・日本への外国人観光客を倍増させる方法

・冬にアイスクリームを今の倍売る戦略

・携帯電話の普及で生じるリスク

 

【世情・時事問題関連】

・フリーター、ニートへの有効な対策について

・少年犯罪を防ぐにはどうすればよいか

・少子高齢化時代の労働力確保について

 

【社会関連】

・人が働く意味とは

・結婚適齢期はいつか

・学生時代に得たもの

 

【発想力関連】

・未成年の喫煙率を下げる施策

・モテる女性になる条件

・20代のうちにしておくべきこと

・次に流行る「一人○○」

お問合せ
  • タブレット型 面接支援システム「Good Assessor」に問い合わせ
  • タブレット型 面接支援システム「Good Assessor」に資料を請求
rss